Что отметить до запуска, чтобы было с чем сравнивать
Без исходной точки любая перемена остаётся ощущением. За неделю до старта попросите исполнителей коротко записывать, как идёт выбранный процесс:
- Сколько времени уходит на подготовку одной сметы от запроса до отправки.
- Сколько раз смету возвращали на доработку.
- Сколько позиций в тендерном пакете приходится выписывать руками.
- Как часто график работ пересобирали из-за поздних данных.
Какие наблюдения вести по тендерам и графику
Достаточно простой таблицы на листе: дата, процесс, кто делал, сколько ушло времени, сколько правок. Числа в ней ваши собственные, их не нужно с кем-то сравнивать. Важна динамика на одном и том же типе работ, а не отдельный удачный случай.
Отдельной колонкой записывайте время на проверку результата агента: оно входит в стоимость работы так же, как сама подготовка, и без него итог выглядит слишком радужно.
Попросите руководителей участков раз в неделю коротко отвечать на вопрос, стало ли меньше звонков по сметам и срокам поставок. Такой опрос занимает минуту, а ответы дополняют таблицу живыми впечатлениями.
Где легко обмануть себя
Самая частая ловушка — сравнить сложный тендер до запуска с простым после. Вторая — не учесть, что вы просто привыкли к процессу. Третья — радоваться скорости, не посмотрев, сколько замечаний пришло от заказчика.
Сравнивайте похожие задачи и смотрите на правки, а не только на скорость. Если сомневаетесь, попросите коллегу, не участвовавшего в запуске, выбрать для сравнения три случая наугад.
Не забудьте про качество результата. Агент может готовить смету вдвое быстрее и при этом пропускать мелкие позиции, которые потом вылезают в актах. Поэтому в таблицу полезно вносить и случаи, когда заказчик вернул документ с замечаниями.
Пример проверки на графике работ
Допустим, агент готовит черновик графика по смете. Через месяц сложите три последних графика до запуска и три после, сравните число пересборок и количество вопросов от прорабов. Если пересборок стало меньше, а вопросов не прибавилось, польза есть и её видно без чужих цифр.
Если картина смазанная, продлите наблюдение ещё на месяц, но не бросайте вести таблицу: без неё решение о развитии запуска превращается в спор мнений.
Для наглядности руководителю полезно вывести итог в два предложения: что стало проще и что пока не получается. Такая фраза честнее красивого графика и проще для обсуждения на планёрке.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Заведите на листе таблицу из пяти колонок и заполните первую строку по сегодняшней смете.