Какой процесс взять для сравнения
Выбирайте процесс, который идёт каждую неделю и оставляет следы в документах. Распределение товара подходит: в нём есть партия, предложение, решение и результат продаж через некоторое время.
Закупки у поставщиков тоже годятся, если вы фиксируете, что заказывали, что пришло и что пришлось дозаказывать срочно. Не берите процессы, которые случаются раз в квартал: наблюдений будет слишком мало.
Если у вас нет записей за прошлое, не отчаивайтесь: часть сведений восстанавливается по документам поступления и обращениям магазинов в центр. Пусть это будет приблизительная картина, но она всё равно полезнее полного отсутствия точки отсчёта.
Как вести наблюдение
Достаточно простого журнала, который заполняется в конце недели.
Попросите ответственного раз в неделю собирать по два-три коротких отзыва от директоров магазинов: заметили ли они изменения в поставках и ответах центра. Такие впечатления дополняют таблицу и показывают то, что в ней не видно.
- Запишите несколько недель до запуска: что распределяли и какие были замечания магазинов.
- После запуска ведите те же записи в том же формате.
- Раз в две недели ответственный просматривает обе таблицы и отмечает сдвиги.
- Выводы формулируйте словами, прикладывая примеры конкретных случаев.
Что записывать по ходу
Отмечайте, сколько раз магазины просили срочно привезти товар, которого не хватило. Отмечайте, сколько позиций осталось лежать без движения после распределения. Фиксируйте, сколько предложений агента распределитель принял сразу, а сколько исправил.
Эти наблюдения не требуют сложных расчётов, а отражают самое главное: стало ли решение точнее и сколько ручной работы осталось. Если при этом сотрудники сами говорят, что стало спокойнее, это тоже запись.
Следите и за нагрузкой на людей. Если распределитель стал тратить меньше времени на сбор данных, но больше на разбор предложений, посмотрите, не слишком ли много строк агент относит к необычным.
Условия остановки и вывода
Если через месяц ручных правок столько же, а магазины жалуются так же часто, агента стоит остановить и разобраться. Возможно, дело в данных, а не в самом подходе.
Если сдвиг заметен, записывайте вывод и переходите к следующему шагу: больше магазинов, другая товарная группа или новый процесс. Расширяйте охват только после того, как предыдущий этап подтверждён наблюдениями, а не ожиданиями.
Через два месяца подведите итог письменно на одной странице: что изменилось, что осталось прежним, какие правила добавлены. Этот документ потом пригодится при обсуждении следующих шагов.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Начните вести недельный журнал распределения товара уже сейчас, чтобы после запуска было с чем сравнивать.