Что собрать по счетам и отгрузкам
Агенту нужен не весь архив, а ровно то, что относится к выбранной задаче. Для счетов и отгрузочных документов это справочник покупателей с условиями, номенклатура с единицами измерения, действующий прайс и образцы уже оформленных документов за последние месяцы.
Образцы особенно ценны: по ним агент видит, как у вас принято указывать основание, адрес доставки и комментарии. Выберите примеры разных типов, включая неудачные, где документ потом переделывали.
Как навести порядок в справочниках
Начните с дублей. Один и тот же покупатель под тремя названиями или товар с разными артикулами для агента равносильны трём разным сущностям. Объедините их в 1С или хотя бы составьте таблицу соответствий.
Затем договоритесь о единицах: упаковка, коробка, штука. Пропишите в одном месте, как они пересчитываются. Назначьте человека, который отвечает за каждый справочник и вносит правки, иначе порядок продержится до первой срочной отгрузки.
Что мешает работе агента
Чаще всего мешают не пробелы, а противоречия: цена в прайсе одна, в договоре другая, а менеджер помнит третью. Агент не знает, чему верить, и либо спрашивает, либо берёт первое попавшееся.
Ещё одна помеха — знание, которое живёт только в головах. Например, что этому клиенту всегда выставляют счёт на дочернюю фирму. Такие правила надо записать, иначе агент будет повторять типичные ошибки новичка.
Проверьте и даты. Устаревший прайс с красивым названием файла встречается чаще, чем кажется, а агент возьмёт его так же уверенно, как актуальный. Укажите в справке, какой файл считается действующим и кто его обновляет.
Пример подготовки на одном месяце отгрузок
Возьмите отгрузки за прошлый месяц и пройдите по ним вместе с менеджером: где были исправления, кто их вносил, чем они вызваны. Из этого получается список из десятка правил, который вы передаёте агенту вместе с образцами.
Заодно запишите, сколько правок было по каждой причине. Если половина связана с адресами доставки, начните порядок именно с адресов: они дают больше всего ручной работы и проще всего поддаются наведению порядка.
Короткая проверка перед подключением
Перед запуском пройдите по пунктам и убедитесь, что агенту есть на что опереться.
- Покупатели не дублируются, и у каждого указаны условия оплаты.
- Единицы измерения и пересчёт между ними записаны.
- Прайс один, с датой действия и ответственным.
- Образцы документов собраны и прошли просмотр.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выгрузите из 1С список покупателей и посмотрите, сколько среди них повторяющихся названий.