Почему не стоит сразу брать все счета и отгрузочные документы?
Верный признак слишком широкой задачи — невозможность описать её одним предложением. Фраза оформлять все документы по продажам не годится, а фраза готовить счёт по подтверждённой заявке от постоянных покупателей годится.
Соблазн понятен: документов много, пусть агент оформляет всё. Но счёт, накладная и акт связаны с разными людьми, разными формами и разными исключениями. Когда в пилот попадает всё сразу, невозможно понять, где именно агент ошибся.
Берите один вид документа и один тип клиентов. Через месяц у вас будет понятная картина по этому куску, и его можно расширять, опираясь на факты, а не на ожидания.
Что будет, если у пилота нет ответственного?
Без хозяина пилот превращается в игрушку. Менеджеры иногда присылают агенту задачи, иногда нет, а вопросы к его работе остаются без ответа. Через пару недель интерес пропадает, и вывод звучит как приговор: ИИ у нас не работает.
Назначьте одного человека, обычно руководителя отдела продаж или старшего менеджера. Он собирает замечания, решает, что поправить в правилах, и раз в неделю коротко докладывает руководству.
Ответственный нужен и в спокойные дни. Когда всё идёт гладко, за агентом перестают следить, а потом выясняется, что месяц назад изменился прайс, а справка осталась старой. Пусть у хозяина пилота раз в неделю стоит напоминание проверить, что справочные документы актуальны.
Как понять, что результат никто не проверяет?
Признаки простые: расчёты уходят клиентам без просмотра, расхождения нигде не записываются, а на вопрос, сколько раз агент ошибся, никто не отвечает. Тогда любое мнение об агенте строится на впечатлении.
Договоритесь о маленькой проверке: каждый день ответственный открывает несколько случайных заявок и сверяет их с тем, что получилось бы вручную.
Проверка не обязана быть тяжёлой. Достаточно журнала, где отмечено, что агент подготовил и что человек исправил. Если исправлений нет совсем, это тоже повод насторожиться: возможно, результат просматривают поверхностно.
Что сделать вместо большого проекта
Вместо большого проекта запустите маленький и измеримый эксперимент на один месяц. Он ничего не ломает, а по итогам у вас появляется собственный опыт вместо чужих рассказов о внедрении.
Выберите узкую задачу, допустим подготовку счёта по подтверждённой заявке. Назначьте ответственного, заведите таблицу расхождений и договоритесь, что наружу ничего не уходит без просмотра менеджера.
- Одна задача и один тип документа на первый месяц.
- Один ответственный с полномочиями менять правила.
- Ежедневная выборочная сверка результата с ручным расчётом.
- Письменное условие, при котором пилот останавливается.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Запишите, кто в вашей компании будет отвечать за пилот, прежде чем выбирать задачу для агента.