Ошибка первая: брать всё сразу
Хозяин магазина слышит, что агент умеет много, и просит заняться сразу остатками, заказами, акциями и отзывами. Через две недели ничего не работает до конца, а сотрудники не понимают, куда смотреть.
Правильнее выбрать один процесс, например заказ товара у поставщиков, и довести его до состояния, когда результаты читаются без раздражения.
Представьте сеть из нескольких магазинов, которая включает агента на всех точках сразу. Первые же заказы покажут, что в каждой точке свои привычки именования товаров, и агент путает похожие позиции. Одна точка для начала позволила бы заметить это за день.
Ошибка вторая: нет человека, который отвечает
Если проверка результата принадлежит всем, она не принадлежит никому. Агент подготовил заказ, а товаровед решил, что директор уже посмотрел, и наоборот. В итоге ошибочная позиция уходит поставщику.
Назначайте одного ответственного и одного заместителя на случай отпуска.
К этой же ошибке относится отсутствие запасного исполнителя на время отпуска. Процесс встаёт ровно в тот момент, когда ответственный уехал, и проверку приходится пропускать или отменять весь заказ.
Почему так происходит и как проверить себя
Если хотя бы на один вопрос ответ отрицательный, вернитесь на шаг назад, прежде чем расширять задачу.
Причина обычно одна: подключение воспринимают как покупку программы, а не как изменение работы людей. Проверьте себя вопросами:
- Понимает ли сотрудник, что именно агент теперь делает за него?
- Известно ли ему, что проверять в готовом заказе?
- Есть ли способ быстро остановить агента, если результат вызывает сомнения?
Ошибка с планированием акций и что делать вместо этого
Акции ломают любую модель, построенную на прошлых продажах. Агент видит скачок спроса и принимает его за норму, если не сказать ему, что была скидка. Передавайте ему календарь акций как отдельный документ и просите отмечать в заказах позиции, затронутые скидкой.
Даже тогда окончательный объём заказа подтверждает товаровед.
Третья распространённая ошибка — не обновлять инструкцию. Ассортимент меняется, поставщики уходят и приходят, а правила остаются прежними. Раз в месяц просматривайте инструкцию агента вместе с закупщиком и вычёркивайте всё, что перестало быть правдой.
И последнее: не принимайте молчание агента за порядок. Если он давно не присылал предупреждений об аномалиях, спросите, не потому ли это, что ему перестали давать свежие выгрузки.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Выпишите, кто сейчас проверяет заказ поставщику, и закрепите это правило письменно.