Что подготовить до запуска
Возьмите процесс, который повторяется каждый день и надоел самим сотрудникам. Опишите его простыми словами: кто начинает, какие документы берёт, куда смотрит и что передаёт дальше. Хватит одной страницы.
Затем назначьте человека, отвечающего за результат. Не программиста и не владельца, а того, кто знает процесс изнутри, например старшего администратора магазина или товароведа.
Договоритесь и о том, где будет жить описание. Разумнее всего подойдёт общая страница, которую может поправить любой участник процесса. Если описание знает один человек, при его уходе весь запуск придётся начинать заново.
Как выбрать между остатками и отзывами
Два самых частых варианта для розницы — учёт остатков по точкам и работа с отзывами и возвратами. Первый вариант требует чистых данных в 1С и таблицах. Второй живёт в тексте писем и жалоб, где агенту проще начать.
Если остатки у вас расходятся между точками, начинать с них рано: агент увидит беспорядок и покажет его, но не устранит. Тогда разумнее взять отзывы.
Посчитайте, сколько людей касается каждого варианта. Остатки по точкам трогают закупщика, кладовщиков и кассиров, а отзывы и возвраты — только старшего администратора и пару продавцов. Чем меньше людей вовлечено, тем проще пилот и тем быстрее он даёт понятный результат.
Шаги от идеи до первой недели работы
Не расширяйте задачу в первую неделю, даже если агент справляется. Когда чудится, что можно добавить ещё один магазин, подождите до подведения итогов.
Подключайте по порядку, ничего не пропуская:
- Дайте агенту доступ только к тем таблицам и ящикам, что нужны процессу.
- Составьте короткую инструкцию, что можно готовить и что нельзя отправлять.
- Первые дни проверяйте каждый результат лично.
- В конце недели соберите замечания и поправьте инструкцию.
О чём договориться заранее
Критерий успеха нужен до запуска, иначе через месяц каждый будет вспоминать своё. Пусть это будет наблюдаемая вещь: меньше писем без ответа к вечеру или меньше ручных правок в карточках остатков.
Заранее решите и обратное: при каком условии вы приостановите пилот. Например, если ответственный перестал успевать проверять результаты.
Возьмите на себя один разговор с командой до запуска. Скажите, что агент нужен для подготовительных действий, что решения остаются у сотрудников и что их замечания будут учтены. Людей, которых предупредили, меньше пугает запуск, чем тех, кто узнал о нём из рабочего чата.
Если после месяца критерий не выполнен, вернитесь к описанию процесса и найдите шаг, который агент понимал неверно. Чаще всего причина именно там.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите один процесс и напишите на странице его шаги, не обращаясь к программам.