Какие данные понадобятся агенту
Основа — контракты, приложения и спецификации по каждому поставщику и покупателю, инвойсы, упаковочные листы, таможенные документы и переписка по поставке. Всё это обычно лежит в почте сотрудников, на общих дисках и в 1С.
Агент подключается к этим источникам и работает по правам сотрудника. Ваша задача — чтобы по каждой сделке можно было быстро найти полный комплект.
Отдельно проверьте качество сканов. Размытые фотографии документов и повёрнутые страницы вынуждают агента догадываться, а значит, повышают риск неточностей. Попросите поставщиков присылать файлы в читаемом виде, а при необходимости пересканируйте ключевые бумаги сами.
Порядок действий по наведению чистоты
Начните не с самых свежих сделок, а с тех, что идут сейчас, и двигайтесь назад по мере необходимости.
Не пытайтесь убрать всё за один раз: хватит двух-трёх часов в неделю на один блок, и за месяц справочники и папки придут в рабочее состояние.
- Завести единый справочник контрагентов с названиями на русском и языке документов.
- Договориться об имени файла: номер сделки, тип документа, дата.
- Перенести актуальные версии контрактов в одну папку, старые убрать в архив.
- Связать в 1С инвойс со сделкой и номером контракта.
Что мешает: переписка на нескольких языках
Менеджеры общаются с партнёрами на английском, китайском, турецком и других языках, а ответы теряются в личной почте. Агент умеет читать такие письма и пересказывать их по-русски, но только если у него есть к ним доступ.
Попросите сотрудников вести переписку по сделке через общий ящик или копию в рабочий адрес. Тогда история доступна и коллеге, и агенту, а при отпуске менеджера ничего не теряется.
Пример подготовки: комплект на одну поставку
Возьмите поставку, которая закрылась без споров. Соберите её комплект: контракт, спецификацию, инвойс, упаковочный лист, декларацию, переписку. Положите в папку с понятным именем и дайте агенту задание составить краткую карточку сделки.
Если карточка получилась верной, повторите на других сделках. Если агент ошибся, посмотрите, какого документа не хватало, и добавьте это требование в чек-лист для менеджеров.
Эту же карточку удобно использовать как образец для сотрудников: они видят, какие данные должны быть у каждой сделки, и начинают заполнять их без напоминаний.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Соберите одну закрытую поставку в единую папку и попросите агента составить по ней карточку сделки.