Что проверить в учёте до подключения агента
Откройте учётную программу и посмотрите на неё глазами заведующего, который заказывает товар. Если цифра остатка вызывает вопрос, агент будет задавать тот же вопрос, только быстрее и чаще.
Не пытайтесь привести в порядок весь ассортимент разом. Для первого запуска хватит одной группы, где порча заметна сильнее всего, и там же проще проверить сроки руками.
- Остаток по каждой позиции сверен с полкой хотя бы по ходовой группе.
- Партии с разными сроками годности ведутся отдельными строками.
- Накладные поставщиков вносятся в день приёмки, а не пачкой в конце недели.
- У каждого товара один штрихкод и одно название, без дублей.
Откуда агент возьмёт остатки и сроки годности
Остатки и поступления обычно лежат в 1С или кассовой программе, а сроки годности нередко живут в тетради приёмщика либо в таблице. Агент читает всё это там, где оно есть, но связать разрозненные записи за вас не сможет.
Поэтому для скоропортящихся групп заведите единое место, куда срок попадает при приёмке. Это может быть колонка в таблице: товар, партия, дата выпуска, годен до.
Сроки годности удобно разделять на два типа: короткие, которые меряют днями, и длинные, которые меряют месяцами. Для коротких запись нужна при каждой приёмке, для длинных достаточно периодической проверки склада.
Что мешает: накладные, внесённые с опозданием
Самая частая помеха в магазине у дома — приёмка, которую оформляют вечером по памяти. Фактически товар на полке уже три часа, а в учёте его ещё нет, и заказ по остаткам выходит лишним.
Вторая помеха — списания без причины. Если брак и просрочка уходят одной строкой, агент не отличит ходовой товар от залежавшегося и неверно прикинет, сколько брать в следующий раз.
Ещё одно слабое место — перемаркировка. Когда товар переклеивают или принимают без штрихкода, он попадает в учёт под другим названием, и агент видит два остатка вместо одного.
Пробная проверка на заказе молочной продукции
Возьмите одну группу, например молочку, и попросите агента подготовить черновик заказа поставщику по текущим остаткам и срокам. Вы получите таблицу позиций с пометками, где данных не хватило.
Эти пометки и есть ваш список работ по данным. Заказ подтверждает заведующий, и пока пометок много, отправлять его не стоит.
Когда заведующий видит, что агент честно отметил пробелы, а не придумал цифры, доверие к его заказам растёт. Это полезнее, чем гладкая картинка, нарисованная на неточных данных.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите одну товарную группу и сверьте её остатки со сроками годности, прежде чем показывать данные агенту.