Утро: письма и сверка приходящих документов
За ночь в почте накапливается переписка с поставщиками из разных часовых поясов. Агент разбирает её, отделяет срочное от информационного и готовит краткую сводку по каждой поставке: что пришло, что ждём, что изменилось в сроках.
Менеджер начинает день не с поиска нужного письма, а с готового списка вопросов, которые требуют его решения.
Если в компании работает несколько менеджеров по разным странам, сводку удобно делить по направлениям: каждый получает письма только по своим партнёрам. Так утреннее чтение занимает несколько минут и не превращается в просмотр общего потока.
Середина дня: контракты и инвойсы
Когда приходит новый инвойс, агент сверяет его с контрактом и спецификацией: цена, количество, условия оплаты, реквизиты. Расхождения он выносит в короткую таблицу и предлагает формулировку письма поставщику.
Письмо уходит после проверки менеджером. Правки по контракту и согласование платежа остаются за ответственным сотрудником.
- сверка инвойса со спецификацией
- перевод и краткий пересказ письма на иностранном языке
- черновик запроса коммерческого предложения
- напоминание о сроках оплаты и отгрузки
Конец дня: поиск поставщиков и покупателей
К вечеру агент подготавливает черновик запроса новым поставщикам по заданным параметрам и собирает полученные ответы в сравнительную таблицу. Менеджер видит цены, сроки и условия рядом и решает, с кем продолжать разговор.
Выбор партнёра, переговоры и подпись под соглашением всегда остаются за человеком: агент не знает, какие отношения важны компании.
Для сравнения предложений полезна единая форма: цена за единицу, минимальная партия, срок изготовления, условия оплаты. Агент приводит ответы разных поставщиков к одному виду, и разница становится видна сразу.
Где нужен человек и как выбрать первую задачу
Человек решает всё, что имеет юридические и финансовые последствия: оплату, уступки, изменение условий. Агент помогает быстро подготовиться к решению.
Первой берите операцию, которая повторяется ежедневно и в которой много чтения: чаще всего это сверка инвойсов. Попробуйте её на одной неделе поставок и посмотрите, сколько времени освободилось.
Если не уверены в выборе, спросите менеджеров, какую операцию они делают без удовольствия. Задача, которую сотрудники сами хотят передать, приживается быстрее, потому что они заинтересованы проверять её результат.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выпишите три операции, которые менеджеры повторяют каждый день, и отметьте среди них одну с наибольшим объёмом чтения.