Какие данные нужны для заявок и подбора
Для обработки заявок агенту нужна история клиента: когда обратился, что просил, какие объекты уже показывали. Для подбора ему требуется база объектов с понятными характеристиками и статусами.
Отдельно подумайте об условиях работы с собственниками: комиссии, эксклюзивные соглашения, ограничения на размещение. Без них агент предложит клиенту объект, который показывать нельзя.
Если клиенты приходят из нескольких мест, заведите единое поле источника обращения. Позже оно пригодится и для сравнения каналов, и для настройки ответов под площадку.
Как привести таблицы и карточки к единому виду
Начните с самых частых несоответствий. Они обычно одни и те же в любом агентстве, и справиться с ними можно за несколько вечеров.
- Единые названия районов и типов объектов вместо вариантов от разных менеджеров.
- Отдельные поля для площади, этажа, цены и статуса, а не одна строка описания.
- Явный признак того, что объект снят с продажи или находится в залоге.
- Связь клиента с менеджером, который его ведёт, в карточке Битрикс24.
Что мешает агенту работать с вашей базой
Чаще всего мешают личные таблицы менеджеров. Каждый хранит свои объекты, обновляет их по своему усмотрению, и общая база отстаёт. Агент, подключённый к общей базе, выдаст устаревшие данные.
Вторая беда — переписка клиентов в личных мессенджерах без записи в карточку. Клиент давно отказался от двухкомнатной, а в системе он всё ещё ищет её. Попросите менеджеров фиксировать итог разговора одним предложением в карточке.
Пример подготовки на одной категории объектов
Возьмите вторичные квартиры в одном районе. Пусть один человек за неделю сверит их по базе: проверит статусы, удалит дубли, уточнит цены. После этого агент пробует собрать подборки по трём тестовым запросам.
Все места, где подборка вышла странной, ведут к пробелам в данных. Исправляйте их и повторяйте тест. Когда одна категория стабильно даёт верный результат, переходите к другим.
Если время позволяет, добавьте в тест несколько нестандартных запросов, например поиск квартиры под семью с собакой. Они сразу покажут, насколько полно описаны объекты.
Короткая проверка перед подключением
Откройте десять случайных карточек клиентов и десять объектов. Если в каждой понятно, кто с ним работает, что было последним шагом и когда обновлялись сведения, данные готовы. Если нет, потратьте ещё неделю на порядок.
Результатом проверки должен стать короткий документ с правилами ведения базы, который висит у всех на виду.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Возьмите десять случайных карточек клиентов и проверьте, можно ли по каждой восстановить историю общения.