Что проверить в реестре объектов за один вечер
Откройте основную таблицу помещений и пройдитесь по ней глазами брокера. Обычно хватает часа, чтобы увидеть, где слабое место. Ориентируйтесь на вопросы, на которые агент обязан отвечать без уточнений.
Не пытайтесь исправить всё сразу. Выберите здание или этаж, который чаще других попадает в запросы, и приведите в порядок сначала его: на нём быстрее видно, что работает.
- У каждого помещения один адрес в одном написании, без дублей.
- Указано, какая площадь имеется в виду: общая или арендуемая.
- Ставка подписана как с НДС или без него.
- Статус из короткого набора: свободно, бронь, освобождается.
- У занятых помещений есть дата окончания аренды.
Договоры, допсоглашения и переписка: что агенту нужно видеть
Кроме таблицы объектов, пригодятся сканы действующих договоров аренды с допсоглашениями, график индексации ставок и сроки обеспечительных платежей. Из них агент вытаскивает даты и условия, а не угадывает их по памяти менеджера.
Переписка с арендаторами и записи по итогам показов тоже полезны, но только если лежат в почте или в Битрикс24 привязанными к карточке арендатора. Заметки в личных мессенджерах агенту недоступны, и их придётся переносить вручную.
Отдельно решите, кто отвечает за актуальность реестра. Если ответственного нет, порядок держится ровно до первого аврала, а потом таблицы снова расходятся.
Что чаще всего портит сведения в агентстве
Главная беда — параллельные версии одной таблицы. Один брокер ведёт свою копию, другой свою, и к вечеру пятницы в каждой свой статус одного и того же этажа.
Вторая беда — свободный текст там, где нужен выбор. В поле статуса встречаются слова вроде почти сдали или думают, и ни один порядок их не разберёт.
Третья — устаревшие объекты, которые никто не убирает из подбора. Агент охотно предложит помещение, сданное полгода назад.
Пример: одна таблица помещений до и после уборки
Представьте таблицу, где один торговый зал записан дважды: как площадь по паспорту и как площадь по договору. Брокер знает, какая цифра верна, а агент нет. Вы вводите две колонки с понятными названиями и просите ответственного заполнить спорные строки.
Затем проверяете на живом запросе показов: агент подбирает помещения под арендатора и сразу показывает, из какой строки взял площадь. Расхождение видно сразу, и правится оно в таблице, а не в ответе. Через неделю такой уборки списки перестают расходиться между брокерами.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Начните с одной таблицы помещений и доведите её до состояния, когда два брокера читают её одинаково.