Что стоит записывать до и после запуска агента
Перед стартом сохраните своими словами, как идёт работа с договорами и допсоглашениями сейчас. Не нужны точные измерения — достаточно примеров. Сколько раз за прошлый месяц забыли про дату индексации, как долго искали нужное допсоглашение, на каком шаге юрист чаще всего возвращает черновик.
Через месяц вернитесь к этим заметкам и сравните с тем, что видите. Разговорные наблюдения честнее красивого графика, построенного задним числом.
- Пропущенные даты окончания аренды и индексации ставок.
- Время от запроса арендатора до готового проекта допсоглашения.
- Количество правок юриста после черновика агента.
- Вопросы, на которые сотрудники раньше искали ответ в переписке.
Как сравнить два месяца работы с договорами
Возьмите по одному типовому случаю из каждого периода: допсоглашение о продлении или смене площади. Положите рядом путь документа — кто что делал, где он лежал, сколько раз возвращался на доработку.
Сравнивайте не людей, а этапы. Если подготовка черновика стала короче, а проверка юристом осталась прежней, значит, агент забрал рутину и не мешает контролю. Это именно то, чего вы хотели.
Хорошо, если рядом лежит пример из прошлого квартала: тот же вид документа, подготовленный вручную. Он помогает почувствовать разницу без таблиц и подсчётов.
Где легко принять случайность за пользу
Бывает, что месяц выдался тихим: мало новых договоров, и всё идёт гладко само по себе. Тогда гладкий месяц стоит приписать сезону, а не агенту. Сверяйте периоды с похожей нагрузкой.
Другая ловушка — хвалить агента за скорость, не проверяя содержание. Быстрый черновик с неверной датой хуже медленного правильного, потому что ошибку находят уже у арендатора.
И наконец, не забывайте про скрытые траты: если юрист стал тратить время на перепроверку каждой строки, выгоды нет, пока не наладится доверие к результату.
Итоговая проверка перед решением расширять запуск
Подведите итоги на одной странице. Ответьте себе на три вопроса: стало ли меньше пропусков сроков, ушла ли рутина от юриста и менеджера, довольны ли сами сотрудники. Если хотя бы по двум пунктам есть примеры, можно брать следующий процесс.
Если примеров нет, не спешите с выводом: возможно, пилот слишком короткий или данные не в порядке. Тогда продлите наблюдение ещё на месяц, но не меняйте условий посреди проверки.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Запишите сегодня три примера из работы с договорами, чтобы через месяц сравнивать с ними, а не с ощущениями.