Как подключить источники и на что опереться
Агенту нужны только те материалы, на которые сеть готова ссылаться при споре: бренд-бук, чек-листы проверки точки, договор и приложения, инструкции по запуску. Всё остальное разумнее пока не подключать.
Начните с общей папки или раздела в Битрикс24, где лежат действующие версии. Остальные файлы переносите в архив и не мешайте их с рабочими.
Отдельно решите, что делать с устным знанием. Многое о сети известно только старшим сотрудникам: исключения для отдельных городов, договорённости с ключевыми партнёрами. Попросите их продиктовать это в короткие заметки, и агент получит то, чего нет в документах.
Какие данные уже есть в системах
В CRM хранятся карточки партнёров, история обращений и договорённости. В таблицах — результаты проверок точек по стандартам, в почте — акты и претензии. Агент видит их через подключения и работает по правам конкретного сотрудника.
Сразу проверьте, одинаково ли заполнены карточки. Если у одной точки поле города заполнено, а у другой нет, сводка будет с дырами.
Если данные приходят в разных форматах, договоритесь о едином шаблоне для партнёров и положите его в общий доступ. Агент разберёт и нестандартный файл, но единый вид заметно сокращает число уточняющих вопросов.
- актуальные стандарты бренда с датой утверждения
- чек-лист проверки точки в таблице одного вида
- карточки партнёров с заполненным контактом ответственного
- договор и приложения без черновых копий
Пример: данные для контроля стандартов
Допустим, куратор раз в месяц проверяет точки по чек-листу. У одних партнёров чек-лист заполнен в таблице, у других прислан фотографиями в чат, у третьих вообще нет записей.
Сначала сведите форму: одна таблица, одинаковые строки, фиксированный набор оценок. Затем попросите агента переносить в неё присланное и показывать, где данных не хватает. Куратор видит пробелы и сам решает, кого посетить лично.
Кто отвечает за чистоту данных
У каждого набора должен быть живой хозяин: методист отвечает за стандарты, юрист — за договор, куратор — за результаты проверок. Они же раз в квартал сверяют, что агент читает именно действующие версии.
Если хозяина нет, документ быстро устаревает, и агент начинает уверенно отвечать по старым правилам.
Простое правило помогает держать порядок: изменение стандарта считается принятым только после того, как владелец набора обновил файл. Тогда агент всегда читает то, что утверждено сегодня.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Составьте перечень документов сети и напротив каждого запишите фамилию человека, отвечающего за его актуальность.