Путь заявки от запроса до контракта
Клиент пишет в почту или в Telegram: нужна партия товара, срок такой-то, интересует доставка. Менеджер должен уточнить параметры, запросить цены у поставщиков, посчитать условия и подготовить предложение.
Агент принимает запрос, вытаскивает из него параметры в карточку Битрикс24 и составляет список недостающих вопросов клиенту. Менеджер отправляет их, когда проверит формулировку.
Когда предложение готово, агент сверяет его с запросом клиента по пунктам и отмечает, что в ответе не затронуто. Менеджер видит это перед отправкой, а не после претензии клиента.
Где клиентов теряют
Первое место потерь — долгая тишина. Пока менеджер ждёт ответов от трёх поставщиков, клиенту никто не пишет, и он идёт к другим. Второе — ошибки в предложении: перепутали единицы измерения или сроки.
Третье — забытые повторные касания. Клиент сказал, что вернётся через неделю, а в календаре нет напоминания.
Чтобы клиент не оставался без ответа, настройте промежуточные уведомления: получили запрос, ждём цены, предложение будет к такому-то сроку. Текст готовит агент, а менеджер выбирает, какие сообщения отправлять автоматически.
- долгое молчание в ожидании цен от поставщиков
- неточности в расчёте и условиях доставки
- нет напоминания о следующем контакте
Что берёт агент по контрактам и инвойсам
Когда клиент согласился, агент готовит проект договора по шаблону компании, подставляет реквизиты из карточки и сверяет их с предыдущими документами. Затем после подписания он выставляет черновик инвойса и сверяет его со спецификацией.
Юрист и менеджер читают документы и вносят правки. Отправка клиенту и подписание идут только с их ведома.
Для инвойса агент подсвечивает строки, которые изменились относительно согласованного предложения: цена, количество, сроки. Бухгалтер получает короткий список различий, а не весь документ целиком.
Роль менеджера и частые вопросы
Менеджер ведёт разговор, договаривается о цене, чувствует, когда нужно предложить альтернативу. Агент освобождает его от поиска в письмах и набора однотипных ответов.
Часто спрашивают, не напишет ли агент клиенту сам. Нет: любое сообщение наружу проходит через менеджера, пока вы не решите иначе для простых уведомлений о статусе.
Начните с одного потока заявок, например от постоянных клиентов, и сравните, сколько запросов осталось без ответа за неделю до и после подключения.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Пройдите путь одной недавней заявки и отметьте паузы, в которые клиенту никто не писал.