Что рынок автоматизации предлагает сегодня
Обычная автоматизация работает по правилам: пришёл инвойс от этого поставщика в таком формате, перенеси суммы в 1С и создай платёж на согласование. Она быстро выполняется и предсказуема.
Агент умеет читать произвольные письма и документы, понимать смысл и объяснять расхождения. Он справляется там, где формат меняется от поставщика к поставщику.
Многие компании сначала внедряют правила в 1С и почте, а потом замечают, что остаётся неохваченным именно чтение: скрытые условия в письмах и разница в описании товара. Это естественная граница между двумя подходами.
Где хватит правил и скриптов
Контракты и инвойсы от постоянных поставщиков часто приходят в одном шаблоне. Автоматическая загрузка сумм и реквизитов в учётную систему — типичная задача для правила.
Правила экономят время и не ошибаются в рутине, но ломаются, когда поставщик меняет шаблон или присылает письмо в свободной форме.
Чем стабильнее формат, тем дешевле и надёжнее правило. Не стоит поручать агенту то, что уже хорошо решается простой настройкой, иначе вы потратите внимание сотрудников на проверку лишней работы.
- перенос реквизитов и сумм из шаблонного инвойса в учёт
- расчёт сроков оплаты по условиям контракта
- напоминания о датах отгрузки и платежей
Где нужен агент, понимающий текст
Таможенные документы и переписка с новыми контрагентами не вписываются в шаблон. Описание товара в одном документе отличается от другого, письмо поставщика содержит скрытое условие, а сканы бывают плохого качества.
Агент читает такие материалы, предлагает сопоставления и выводит сомнительные места. Человек решает, как их разрешить.
Правила здесь бессильны: слишком много вариантов написания, языков и форм. Агент же формулирует вывод словами, указывает, в каком документе нашёл расхождение, и ссылается на конкретные строки.
Как принять решение без долгих споров
Разделите процессы на два списка: где формат стабилен, а где меняется. Первый отдайте правилам, второй попробуйте на агенте. Так вы не переплатите за гибкость там, где она не нужна.
Правила и агент могут работать вместе: скрипт принимает стандартные документы, а необычные передаёт агенту, который готовит разбор для сотрудника.
Решение не обязано быть окончательным: начните с правил там, где они работают, и добавляйте агента там, где сотрудники всё ещё читают документы глазами.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Разделите свои документы на шаблонные и нешаблонные, прежде чем выбирать инструмент.