Выбор процесса для сравнения
Возьмите проверку контрактов и инвойсов: она повторяется, оставляет следы в документах и не зависит от настроения клиента. Зафиксируйте, как она проходила до агента, на нескольких последних поставках.
Не пытайтесь сразу измерять всю компанию. Один процесс и один состав сотрудников дают чистое сравнение, на которое можно опереться при решении о расширении.
Если у вас нет записей за прошлый период, начните собирать их сейчас в течение недели без агента. Так у вас появится честная точка отсчёта, а не воспоминания о том, как было раньше.
Что записывать по ходу работы
Достаточно вести журнал в простой таблице. По каждой поставке отмечается несколько наблюдений:
- сколько времени заняла проверка комплекта документов
- какие расхождения нашёл агент и какие позже нашёл человек
- сколько раз специалисту пришлось править письмо или таблицу
- сколько запросов поставщикам понадобилось для уточнения
Раз в неделю просматривайте журнал вместе с ответственным: цифры в таблице без объяснений людей быстро теряют смысл, а короткая заметка от специалиста придаёт им контекст.
Где легко обмануть себя
Главная ловушка — не учесть время человека на проверку. Если агент собрал сводку за минуту, а специалист потратил полчаса на перепроверку, суммарное время может оказаться больше прежнего.
Вторая ловушка — сравнивать спокойный период с горячим. Отслеживание грузов в сезон пиковых отгрузок требует совсем другого объёма работы, чем в затишье, и сравнивать их напрямую нельзя.
Третья ловушка — радоваться найденным расхождениям, не проверив, были ли они настоящими. Ложная тревога отнимает время так же, как пропущенная ошибка, поэтому записывайте оба случая.
Условия остановки и расширения
Заранее решите, при каких наблюдениях вы расширяете пилот, а при каких останавливаете. Например, расширяем, если агент нашёл расхождения, которые человек пропустил, и ни разу не создал ложных тревог на целой неделе.
Останавливаем, если специалисты перестали доверять результатам и начали проверять всё вручную. Это сигнал, что инструкцию нужно переписать, а не продолжать пилот.
Не забывайте спрашивать и сотрудников. Если они говорят, что стало спокойнее перед отгрузкой, это тоже наблюдение, и его стоит записать рядом с количественными записями.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Заведите таблицу наблюдений и заполните её по трём последним поставкам до подключения агента.