Какой процесс взять для сравнения
Выручка зависит от погоды, праздников и соседних акций, поэтому по ней нельзя судить об агенте. Возьмите заказ молочки и бакалеи по остаткам: он повторяется, и его легко описать.
Зафиксируйте, как он идёт сейчас: кто делает, сколько занимает, сколько позиций приходится править после отправки поставщику.
Для сравнения подходит и приёмка по накладным: сколько расхождений обнаруживали раньше и сколько находят теперь. Но берите один процесс, а не оба одновременно.
Как вести пилот по неделям
Первые две недели заказ делают как обычно, а агент готовит параллельный черновик. Сравните оба варианта и отметьте, где расходились.
Затем заказ собирает агент, а заведующий проверяет и подтверждает. Так вы видите не только скорость, но и качество решений.
Важно не менять другие условия на время пилота. Если в те же недели сменили поставщика или запустили акцию, чистого сравнения не получится, и результат придётся трактовать осторожно.
Раз в неделю садитесь вдвоём, заведующий и тот, кто отвечает за пилот, и просматривайте записи за семь дней. Одного взгляда на таблицу достаточно, чтобы заметить, где агент уверенно ошибается.
Что записывать в журнал наблюдений
Не гонитесь за красивыми итогами. Ведите простую таблицу, куда раз в неделю вносят наблюдения по тем же признакам.
Важно записывать и время на проверку: если заведующий тратит на правку черновика столько же, сколько на ручной заказ, выигрыша пока нет.
Заведите отдельную колонку для замечаний: что агент предложил странного и почему. Такие записи превращаются в правила и помогают понять, где наблюдения расходятся с ощущением.
Если есть возможность, просите продавцов отмечать пустые полки в тот же день. Пустое место при положительном остатке в учёте — самый наглядный признак того, что заказ строился на неверных цифрах.
- Сколько времени занял заказ вместе с проверкой.
- Сколько позиций поставщик вернул или поправил.
- Сколько расхождений нашли при приёмке по накладным.
- Сколько просроченного товара списали по группе.
Когда пилот стоит остановить
Остановите пробу, если агент работает с неверными остатками и это не удаётся поправить за разумный срок. Тогда сначала приводят в порядок учёт, и это уже полезный результат.
Также стоит пауза, если сотрудники обходят подтверждение заказа и отправляют черновик без чтения. Контроль человека — часть процесса, его нельзя убирать ради скорости.
Остановка не означает провал. Это повод вернуться на шаг назад, исправить источник данных и повторить пробу с более узким поручением.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите одну товарную группу, запишите нынешнее время заказа и сравните с результатом через месяц.