Три набора сведений, без которых закупка не стартует
Первый набор — склад. Какой пруток, лист и труба лежат на стеллажах, какие фрезы и пластины осталось в шкафу инструмента, что уже зарезервировано под заказы. Второй — поставщики: прайс-листы, последние счета, реальные сроки, а не те, что обещают по телефону. Третий — нормы: сколько металла уходит на деталь с учётом отхода и сколько инструмента съедает партия.
Если хотя бы одного из этих наборов нет в удобном виде, начинайте с него. Агент не угадает расход металла на вал по названию, а ошибка в норме превращается в нехватку материала посреди смены.
Как свести склад и счета в одну таблицу
Не нужно ждать большой системы учёта. Заведите таблицу или справочник в 1С, где каждая позиция имеет единое название, единицу измерения и текущий остаток. Счета поставщиков привязывайте к этим же названиям, чтобы цену можно было сравнить.
Порядок наведения простой: сначала выпишите все позиции, потом объедините дубли, затем договоритесь о единицах измерения. Закрепите ответственного за обновление остатков раз в неделю, а ещё надёжнее после каждого прихода и списания.
Что мешает агенту разобраться в остатках
Чаще всего встречаются разные названия одного материала: сталь сорок пять, сталь марки сорок пять, конструкционная углеродистая. Для человека это одно и то же, а для агента три разные позиции, и он закажет то, что уже лежит на складе. Мешают и остатки, которые никто не списывает, и счета, лежащие в личной папке сотрудника.
Ещё одна помеха — устные договорённости. Если закупщик знает, что у конкретного поставщика действует скидка, но нигде этого не записал, агент предложит другого и сравнение окажется неверным.
Пример подготовки: закупка круга и фрез под партию валов
Допустим, пришёл заказ на партию валов. Закупщик собирает в одном месте: материал и диаметр круга, нужное количество с запасом на отход, остаток на складе, три последних цены по этому прутку и сроки. Для инструмента выписывает, сколько пластин ушло на прошлую партию.
После этого агент может проверить потребность, запросить у поставщиков цену и свести ответы. Закупщик выбирает и подтверждает заказ сам.
Чтобы такая подготовка повторялась для каждой партии, держите под рукой короткий перечень.
- Единый список названий материалов и инструмента.
- Остатки обновляются после каждого прихода и списания.
- Нормы расхода записаны и привязаны к изделиям.
- Цены и сроки поставщиков лежат в общей таблице, а не в личных папках.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Возьмите один материал из последнего заказа и найдите все места, где он записан под разными названиями.