Утро: что агент готовит до начала смены
К приходу технолога агент уже собрал утреннюю сводку: какие партии сырья поступили вчера вечером, у каких заканчивается срок годности, какие документы не пришли. Источники — учёт в 1С и почта отдела закупок.
Технолог читает сводку за пару минут и решает, что идёт в работу первым. Агент ничего не списывает и не переставляет, он только показывает картину.
Середина дня: документы и ответы
В течение смены приходят письма от поставщиков и ветеринарных служб. Агент раскладывает их по партиям, отмечает недостающие документы и готовит черновик запроса поставщику.
Отправляет запрос сотрудник, и это правило стоит закрепить: письма наружу выходят только после подтверждения, чтобы ошибка в номере партии не ушла контрагенту.
Конец дня: контроль сроков и подготовка на завтра
Вечером агент сверяет остатки сырья с планом выработки и пишет, что может оказаться просроченным к следующей неделе. Кладовщик получает список и сам решает, что использовать в первую очередь.
Так контроль сроков годности перестаёт зависеть от того, успел ли кто-то пройтись по складу с блокнотом.
Для складских остатков хорошо работает ещё одна мелочь: агент указывает в сводке, из какой таблицы взято число. Кладовщик сразу видит, где искать расхождение, и не тратит время на споры о цифрах.
Как выбрать первую операцию
Возьмите список рутинных дел и отметьте у каждого, как часто оно повторяется и как быстро проверяется результат. Проще всего подходят операции, которые повторяются каждый день и проверяются сразу.
Остаётся за человеком всё, что меняет остатки, решает судьбу партии или уходит наружу. Начните с одной операции, например с утренней сводки по срокам, и расширяйте список по мере доверия.
Что агент не берёт даже в рутине и как проверить выбор
Есть операции, которые выглядят рутинными, но решают судьбу партии, и их оставляют человеку. Перед запуском отметьте их в явном списке, чтобы никто не гадал в спорный момент:
- списание партии и изменение остатков в учёте;
- допуск сырья без полного пакета документов;
- письма поставщикам и ветеринарным службам без подтверждения;
- правка рецептуры и технологической карты.
Через две недели посмотрите, сколько раз сотрудник исправил сводку и сколько времени она сэкономила. Если исправлений много, значит данные в учёте неполные, и стоит сначала навести порядок в таблицах, а потом возвращаться к агенту.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Отметьте в списке своих дел одну операцию, которая повторяется ежедневно и проверяется за минуту, и поручите её агенту первой.