Что агент должен видеть в учёте и таблицах
Для контроля сроков годности сырья нужны поступления с датой выработки, партия, место хранения и расход по сменам. Для работы с технологическими картами — актуальные версии документов и список изменений. Остальное агенту не нужно.
Составьте перечень источников и напротив каждого напишите, кто его ведёт. Если у источника нет хозяина, агент будет опираться на неизвестно чьи цифры.
Хорошая проверка: спросите двух сотрудников, где найти актуальную версию рецептуры, и посмотрите, назовут ли они одно и то же место. Если ответы расходятся, агент будет тоже путаться, и начинать нужно именно с этого.
Не ждите, что порядок наведётся сам: закрепите за каждой таблицей имя ответственного и срок обновления, иначе через месяц всё вернётся к прежнему виду.
Как навести порядок до подключения
Сначала договоритесь о названиях. Сырьё в одной таблице называется по поставщику, в другой по рецептуре, в третьей коротким словом из цеха, и агент справедливо считает это разными вещами.
Затем сделайте три простых шага:
- выберите один справочник сырья и приведите названия к нему;
- сведите даты в единый формат во всех таблицах;
- отметьте, какие файлы актуальны, а какие архивные.
Что мешает учёту потерь и списаний
Потери сырья записывают по-разному: одни смены указывают причину, другие пишут только количество. Из таких записей агент не соберёт картину, ему придётся просить уточнений.
Введите в акте списания обязательную причину из короткого перечня: срок, брак, пересортица, порча при хранении. Это делает пользу от сводок заметной уже через месяц.
Пример подготовки на рецептурах
Технолог находит три файла с одной рецептурой и оставляет один, остальные уносит в архив. В основном файле он пишет дату и автора последней правки.
После этого агент всегда сверяет задание в цехе с одной версией, а не с первой попавшейся. Затрачено было полдня, а споры о том, какая карта верная, прекращаются.
Короткий список проверки перед подключением
Прежде чем давать агенту доступ, задайте себе пять вопросов и ответьте на каждый письменно:
- названия сырья совпадают в учёте, таблицах и документах;
- у каждой таблицы есть хозяин, который её обновляет;
- даты записаны одним способом;
- причины списания выбираются из перечня;
- архивные файлы отделены от рабочих.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выберите одну таблицу сроков годности, наведите в ней единые названия сырья и только потом подключайте агента.