ИИ-агент и почта в пищевом производстве: как это работает

Как подготовить ящик к подключению

Разберите, в каких ящиках живут нужные письма. Заявки сетей обычно приходят в общий ящик отдела продаж, документы по партиям — на почту приёмки, переписка с поставщиками — в личные ящики закупщиков.

Заведите папки или метки под основные темы: заявки, документы на сырьё, претензии. Если ящик давно превратился в свалку, агенту будет трудно искать, и вы получите плохой результат на первой же неделе.

Отдельно проверьте, кто имеет право читать почту закупок: там иногда лежат цены и условия, которые не стоит показывать всем агентам отдела.

Какие данные из писем нужны для работы

Для разбора заявки агенту нужны отправитель, дата, вложение с таблицей и тема. Для ветеринарных и качественных документов — номер партии, поставщик и срок. Всё остальное, например личная переписка сотрудников, ему не нужно.

Договоритесь, какие ящики остаются вне подключения. Личные ящики руководителей обычно не трогают до тех пор, пока процесс на общей почте не заработает.

Если часть писем поступает от торговых сетей через порталы с уведомлениями, учтите и их: агенту нужно знать, в какой почтовый ящик приходят оповещения и как отличить заявку от рекламы.

Права и подтверждения для работы с почтой

Разумный набор прав на старте: чтение, пометка и создание черновиков. Отправка писем наружу, особенно торговым сетям, подтверждается человеком.

Для документов, где ошибка стоит дорого, например для писем о сроках поставки, добавьте второе подтверждение от руководителя отдела.

Что проверить после подключения

Запустите агента на копии потока за прошлую неделю и сравните, как он разложил письма, с тем, как это сделал человек. Расхождения покажут, где инструкции неполные.

Проверьте также следующие моменты:

• не пропущены ли письма с вложениями в нестандартных форматах;
• правильно ли определён клиент по адресу отправителя;
• приходят ли срочные письма отдельным уведомлением;
• виден ли в журнале каждый прочитанный и отправленный документ.

Частые вопросы про почту и агента

Читает ли агент всю переписку? Только из подключённых ящиков и только то, что нужно для задачи. Можно ли остановить его в любой момент? Да, права отзываются сразу, а журнал остаётся.

Что делать при сомнениях? Подключите один ящик и наблюдайте неделю, прежде чем добавлять следующий.

Если письма приходят на нескольких языках или с вложениями в сканах плохого качества, предупредите ответственного заранее: такие случаи агент помечает как требующие ручного разбора.