Что подготовить до запуска
Сядьте с продавцом и выпишите, как сейчас идёт процесс: кто принимает, где записывает, что проверяет. Для зоомагазина кандидатов обычно два: заказ у поставщиков и работа с регулярными покупателями, которые покупают один и тот же корм.
Назначьте ответственного, у которого есть право решать. Это не обязательно владелец, но человек, которому доверяют остальные.
Если в магазине один продавец на смене, ответственным удобно сделать администратора, а продавцу оставить роль проверяющего. Нагрузка делится, и никто не сидит над агентом целый день.
Шаги первых недель
Сначала агент только читает: смотрит таблицу остатков и историю повторных покупок. Затем начинает готовить черновики, которые продавец утверждает. Автоматических отправок на первом этапе нет.
Каждый шаг фиксируйте в коротком журнале, чтобы через месяц видеть, что менялось.
На второй неделе попросите агента сравнить его список с реальными заказами поставщикам. Расхождения покажут, каких данных ему не хватало: сроков годности, акций или сезонного спроса.
- Описать один процесс на листе.
- Дать агенту доступ к таблице остатков и заказов.
- Попросить подготовить список на закупку без отправки.
- Сверить его с тем, что заказал бы продавец.
- Принять решение, когда расхождения станут редкими.
Как это выглядит на повторных заказах
Покупательница каждые три недели берёт один и тот же корм для кошки. Агент замечает приближающуюся дату, готовит сообщение с напоминанием и предложением собрать заказ. Продавец читает, добавляет вопрос о самочувствии питомца и отправляет.
Когда у поставщика меняется упаковка или фасовка, агент отмечает это в карточке товара, а человек подтверждает новое название для постоянных покупателей.
Не забудьте про закупки редких товаров: корм для грызунов или аквариумные добавки покупают реже, и агент по истории может решить, что их заказывать не нужно. Такие позиции помечайте вручную.
На что обратить внимание
Не пускайте агента к вопросам, где от ответа зависит здоровье животного: рекомендации по лечению и дозировкам остаются за консультантом или ветеринаром.
Договоритесь заранее, что считать успехом: например, продавец перестал вспоминать о напоминаниях по вечерам, а повторные заказы уходят в срок.
Через месяц соберитесь на полчаса и решите: продолжать, расширить на другой процесс или вернуться к прежнему порядку. Любое из решений нормально, если оно принято по записям.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Запишите на одном листе, как сейчас идёт заказ у поставщика, и покажите его всей смене.