Как подключить рабочий чат
Заведите отдельный чат под проект или раздел и добавьте только тех, кто работает над ним. Общие чаты на десятки человек не подходят: в них теряются сообщения, а лишние люди видят документы.
Дальше подключается агент, и вы настраиваете, что он делает по сообщениям: выписывает замечания в таблицу, привязывает их к листам и отмечает ответственного. Проверьте на тестовом чате, прежде чем переводить рабочий проект.
Название чата делайте понятным: код проекта и раздел по шаблону вашей нумерации. Тогда агент и люди одинаково понимают, к чему относится каждая запись.
Если у бюро уже есть общие группы, не удаляйте их внезапно. Переносите рабочие обсуждения постепенно, объяснив, где теперь фиксируются замечания.
Какие данные доступны агенту в чате
Агент читает сообщения, вложения и подписи в разрешённом чате. Он не видит личные диалоги участников и другие чаты.
Для замечаний по разделам договоритесь о формате сообщения: номер листа, суть, срок. Агент разберёт и вольный текст, но чёткий формат сокращает число уточнений. Учёт трудозатрат работает так же: проектировщик отвечает на вопрос агента одной строкой.
Если проектировщики не любят писать, подойдёт голосовое сообщение: агент расшифрует его и внесёт запись, а непонятные места пометит вопросом.
Права и подтверждения
Агент не должен пересылать документы за пределы чата и отправлять заказчику сообщения от имени бюро без подтверждения. Закройте эти действия правилами, а в журнале проверяйте, что они соблюдаются.
Состав участников пересматривайте при каждой смене проектной группы. Ушедший сотрудник теряет доступ к чату в тот же день.
Отдельно решите, что делать с файлами, которые участники присылают в чат. Агент может сохранить их в папку проекта с правильным именем, но только в тот раздел, к которому у отправителя есть доступ.
Что проверить после подключения
Откройте журнал и убедитесь, что агент работает только с нужным чатом. Отправьте тестовое замечание и посмотрите, как оно попало в таблицу.
Когда проверка пройдена, переводите в чат один реальный раздел и наблюдайте неделю. Остальные подключайте по очереди, чтобы не терять контроль над записями агента.
- В чате состоят только участники проекта.
- Замечание с номером листа попадает в таблицу.
- Сообщения наружу идут после подтверждения.
- Журнал показывает все действия агента.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Заведите тестовый чат с двумя коллегами и проверьте, как агент записывает замечания по разделу.