Кого и чему учить в первую очередь
Начните с тех, чья работа ближе всего к первому процессу: технологов, сметчиков и менеджеров, принимающих запросы. Остальные узнают о новшестве от коллег, и разговоры в курилке окажутся сильнее любых приказов, если они будут спокойными.
Учить нужно трём навыкам. Как поставить задачу обычными словами, как проверить результат по чертежу и как сообщить о сбое. Остальное приходит с практикой.
Не забудьте руководителей участков. Если мастер не понимает, откуда берутся новые таблицы, он станет игнорировать их, и работа агента повиснет в воздухе.
План обучения на три недели
После каждой недели собирайте мнения письменно, одним абзацем от участника. Так вы увидите, где обучение идёт слишком быстро, а где людям скучно.
Растягивать обучение не нужно, но и сжимать его в один день нельзя: людям требуется время, чтобы привыкнуть. Рабочая схема выглядит так.
- Первая неделя: показ на живом запросе, участники только смотрят и задают вопросы.
- Вторая неделя: каждый сам ставит агенту одну простую задачу и проверяет ответ.
- Третья неделя: разбор ошибок группой, правка инструкции, выбор следующей задачи.
Как выглядит типовое поручение
Технолог пишет агенту: посмотри запрос от заказчика, выпиши детали, материалы и количество, отметь всё, что не читается на чертеже. Через несколько минут он получает таблицу и список вопросов. Он проверяет таблицу, закрывает вопросы по чертежу и просит собрать черновик предложения.
Показывайте именно такие короткие поручения. Они понятны, не пугают терминами, и люди видят, что агент не принимает решений, а помогает с бумажной частью.
Что мешает людям привыкнуть
Главное препятствие — опасение, что ответственность за ошибку ляжет на них. Объясните заранее, что проверка остаётся рабочим шагом, который учитывается во времени, и что никто не обязан соглашаться с черновиком.
Мешает и неудачный первый опыт. Если демонстрация на сложном чертеже провалилась, доверие падает надолго, поэтому для показа выбирайте типовой запрос, где агент почти наверняка справится.
Вопросы, которые задают сотрудники
Часто спрашивают, не сократят ли штат. Честный ответ зависит от руководства, но агент подготовлен как помощник, и на первом этапе он освобождает время для сложных расчётов, до которых раньше не доходили руки.
Другой частый вопрос — что делать, если агент ошибся. Исправить в таблице, отметить причину и сообщить ответственному за инструкцию, чтобы ошибка не повторялась.
Хорошо работает и открытый канал, куда можно написать вопрос без стеснения: ответ руководителя на глупый на вид вопрос снимает больше тревоги, чем регламент.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Проведите первый показ на типовом запросе и дайте каждому участнику поставить агенту одну простую задачу.