Что наблюдать при ведении разделов
Выберите несколько признаков, которые можно записать без сложной системы: сколько раз за неделю спрашивали, где актуальная версия, сколько расхождений между сводкой и фактом нашли на совещании, сколько времени главный инженер тратит на подготовку статуса.
Записывайте их до запуска две-три недели. Потом ведите те же записи при работе агента. Без точки отсчёта любой вывод превращается в мнение.
Заведите общую таблицу, которую может открыть любой участник проекта. Прозрачность важна: когда записи видны всем, спор о том, стало ли легче, быстро заканчивается.
Как сравнить согласование до и после запуска
По согласованию смотрите на повторные вопросы заказчика и экспертизы. Если одни и те же замечания приходят в третий раз, значит, ответы теряются или не доходят до исполнителя.
Отмечайте, сколько времени уходит от получения замечания до готового ответа и сколько раз ответ возвращали. Время на проверку черновика, который подготовил агент, обязательно входит в расчёт.
Попросите заказчика через пару месяцев сказать, заметил ли он разницу в скорости и понятности ответов. Это не метрика, а внешний взгляд, который полезно сравнить с вашими записями.
- Число вопросов об актуальной версии за неделю.
- Расхождения между сводкой и фактом на совещании.
- Срок от замечания до готового ответа.
- Время главного инженера на проверку черновиков.
Где легко принять желаемое за действительное
Одна из ловушек — сравнивать разные проекты. Жилой дом и промышленный цех не сопоставимы по числу замечаний. Вторая — считать только удобные случаи, где агент сработал, и забывать про сложные.
Третья ловушка — приписывать агенту результат организационных перемен. Если одновременно сменили схему именования файлов, нельзя понять, что именно сработало.
Четвёртая ловушка — сезон. В период сдачи проектов замечаний больше, чем в начале года, и сравнение разных месяцев без поправки даёт ложную картину.
Как принять решение по итогам
Через месяц соберите короткую встречу и разберите записи вместе с теми, кто работает с агентом. Спросите, что стало легче, что осталось прежним и что добавилось.
Продолжайте, если записи и мнения людей совпадают. Если расходятся, ищите причину в данных или правилах, прежде чем расширять пробу на другие проекты.
Зафиксируйте решение письменно: продолжаем, меняем правила или останавливаем. Запись нужна, чтобы через полгода не спорить, на чём основан выбор.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Запишите на листе четыре признака для ведения разделов и начните вести их до запуска агента.