Что проверить в данных до подключения агента
Начните с карты источников: где лежит график строительства, где хранятся договоры подряда, кто ведёт реестр договоров с покупателями. Почти всегда оказывается, что одни и те же сведения живут в трёх местах и немного расходятся.
Не пытайтесь привести в порядок всё сразу. Для старта хватит данных одного процесса, например работы с подрядчиками, а остальное подтянется по мере надобности.
- График строительства с датами этапов и ответственными за каждый корпус.
- Реестр подрядчиков с договорами, допсоглашениями и актами выполненных работ.
- Шаблоны договоров с покупателями и список разрешённых отступлений от них.
- Переписка по согласованиям с органами власти с датами запросов и ответов.
Какие сведения агенту нужны для работы с подрядчиками
Чтобы агент заметил срыв, ему мало одной даты в графике. Нужны плановая и фактическая отметки, название подрядчика, номер договора и контакт, на который уходит напоминание.
Если акты КС-2 и КС-3 лежат сканами без названий, агент не отличит один этап от другого. Достаточно привести имена к единому виду: номер корпуса, номер этапа, дата.
Полезно завести отдельный столбец с источником данных: откуда взята дата, кто её подтвердил. Тогда агенту и человеку одинаково понятно, чему верить при расхождении.
Что обычно мешает порядку
Главная помеха — личные таблицы сотрудников. Менеджер хранит у себя свою версию графика, потому что общая отстаёт. Агент, подключённый к общей таблице, окажется глупее человека с личной копией.
Вторая помеха связана с согласованиями в органах власти: ответы приходят письмами, и срок пропадает в почтовом ящике. Заведите отдельную таблицу, куда попадает каждый запрос с датой подачи и ожидаемым ответом.
Третья — сканы без распознавания, из которых нельзя достать текст. Их придётся пересохранить в читаемом виде.
Пример подготовки на одном корпусе
Возьмите один строящийся корпус и приведите в порядок только его. Один человек в течение недели сверяет график, акты и договоры подряда, а агент потом пробует собрать по ним сводку.
Все найденные расхождения записывайте. Это и есть список правил наведения порядка для остальных корпусов.
Итогом должен быть короткий список правил на одну страницу: как называть файлы, кто обновляет таблицу, как часто, что считается актуальной версией. Его стоит повесить рядом с общей таблицей.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Заведите общую таблицу для одного корпуса и перенесите в неё график и реестр договоров подряда.