Какие данные нужны агенту для заявок и договоров
Для заявок на аренду мест и переговорных нужны перечень помещений, вместимость, оборудование, расписание занятости, тарифы и правила отмены. Для договоров и счетов резидентам — список резидентов, даты начала и окончания, ставки, реквизиты, график платежей.
Эти сведения лежат в разных местах: расписание в системе бронирования, договоры в 1С, переписка с резидентами в Telegram. Агент может читать все источники, но им нужно хотя бы общее соглашение о названиях и статусах.
Как навести порядок за несколько вечеров
Двигайтесь по списку от самого востребованного к редкому. Каждый шаг можно закончить за вечер.
- Составить единый перечень помещений с вместимостью и оснащением.
- Свести тарифы и правила отмены в один документ.
- Проверить список резидентов: активные договоры, даты, контакты.
- Договориться о статусах брони: ожидает, подтверждена, отменена.
- Назначить человека, который обновляет документы раз в неделю.
Что мешает агенту и путает резидентов
Чаще всего мешают разночтения: в одном месте переговорная называется малой, в другом Омега, в третьем номер три. Агент их не свяжет, пока вы не скажете, что это одно и то же.
Ещё мешают устные договорённости. Администратор знает, что резиденту из третьего кабинета можно переносить бронь без штрафа, но нигде это не записано. Агент ответит по правилам, и резидент почувствует несправедливость.
Третья помеха — несколько версий расписания. Если часть броней живёт в приложении, а часть в общем календаре, агент увидит только одну из них и предложит занятый зал.
Пример подготовки перед пиковыми часами
Администратор замечает, что с утра понедельника поток заявок растёт: все хотят успеть занять переговорные. Он заранее проверяет расписание, обновляет правила на неделю и добавляет в справочник временные исключения вроде закрытого на ремонт зала.
Агент в понедельник отвечает на вопросы с учётом новой информации и не предлагает закрытое помещение. Нагрузка на администратора в пик снижается, потому что простые вопросы разобраны, а он занимается сложными.
Короткая проверка перед запуском
Убедитесь, что названия помещений везде одинаковы, правила отмены записаны, а у каждого резидента есть контакт и актуальный договор. Если все три пункта выполнены, данные готовы.
Проверьте на трёх вопросах резидентов: агент должен найти ответ в вашем документе, а не придумать его.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Начните с единого перечня помещений и договоритесь, как называть каждое из них во всех документах.