Первый час: что накопилось за ночь
К началу смены в почте и мессенджерах скапливаются письма, новые заявки и фото от замерщиков. Агент раскладывает их по типам, подсказывает диспетчеру приоритет и готовит сводку на день: какие замеры назначены, где ждут изделия, какие бригады свободны.
Диспетчер читает сводку вместо того, чтобы перебирать десять чатов, и сразу видит, что требует решения.
Диспетчер при желании задаёт сводке формат: сначала срочное, потом плановое, потом всё остальное. Один раз настроенный порядок сохраняется на все дни.
Полдень: звонки замерщиков и пересчёты
Замерщик сообщает, что проём оказался шире на объекте. Он пересылает размеры, агент пересчитывает смету и показывает разницу менеджеру. Тот звонит клиенту и согласует новую сумму.
Из-за ошибок замеров дело часто доходит до переделок. Поэтому агент заранее сопоставляет цифры с эскизом и подсвечивает странные значения: стекло шире створки, высота ниже типовой.
После пересчёта агент сообщает, кого уведомить: монтажную бригаду, склад, производителя, если заказ уже ушёл. Раньше такие уведомления забывали, и на объект приезжали с неверными изделиями.
Конец смены: итоги бригад и завтрашний график
Бригады присылают фото готовых работ и отмечают, что осталось. Агент собирает черновик акта, сверяет комплектность изделий и предлагает расстановку на завтра: кто куда едет, какие изделия нужно привезти. Руководитель просматривает план и двигает объекты там, где знает то, чего не знает система.
Фотографии и итоги складываются в карточку объекта, поэтому через месяц по ней можно разобрать спорную ситуацию: что установили, кто подписал, какие замечания оставались.
Когда агент должен остановиться и позвать человека
Остановка нужна, если в данных противоречие, клиент просит скидку, изделий на складе не хватает или бригада сообщает о неожиданной проблеме на объекте. В этих случаях агент не додумывает, а пишет ответственному, что именно не сошлось.
Полезно, когда у агента есть список вещей, о которых он всегда сообщает человеку: скидки, возвраты, нехватка изделий и всё, что касается безопасности.
Как попробовать, не ломая привычный порядок
Для оценки измерьте время, которое диспетчер тратит на перенос данных между чатами и таблицами до и после.
Выберите самую утомительную операцию дня и опишите её по шагам. Затем отметьте, какие шаги повторяются без изменений:
- Перепишите шаги в порядке выполнения.
- Отметьте те, что выполняются по правилам.
- Передайте агенту только отмеченные.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выберите самую утомительную операцию вашего дня и разложите её на шаги на одной странице.