Что делает агент в вашей почте
В хозяйской почте смешиваются заказы кафе, счета поставщиков кормов, рассылки, письма от банка и уведомления из налоговой. Хозяин открывает ящик урывками и пропускает важное. Агент раскладывает письма по видам и выделяет те, что требуют ответа сегодня.
Он готовит черновики подтверждений и вопросы поставщику, вытаскивает из счетов суммы и сроки и записывает их в таблицу закупок.
Со временем агент запоминает привычки: кого из поставщиков вы знаете лично, а чьи письма можно спокойно откладывать. Это экономит ещё несколько минут каждый день.
Как подготовить почту к подключению
Сначала наведите порядок. Отпишитесь от лишних рассылок, заведите отдельный ящик для рабочей переписки, если сейчас он совпадает с личным. Агенту нужен ящик, где лежит только рабочее.
Подготовка занимает вечер и избавляет от неприятностей позже:
- Разделите личную и рабочую почту, чтобы агент не читал семейную переписку.
- Создайте папки: заказы, поставщики, счета, документы.
- Решите, какие письма агент может читать, а к каким доступа нет.
- Определите, кто видит черновики и кто нажимает отправку.
Если почтой пользуются несколько человек, решите, чей это ящик и кто отвечает за правила. Общий ящик без ответственного — самая частая причина путаницы.
Пример: письма по закупке кормов и семян
Поставщик присылает прайс и сроки отгрузки. Агент сравнивает позицию с остатками из таблицы учёта урожая и вашими нормами и пишет хозяину: корма на неделю, семена нужно заказать до пятницы, цена выросла по сравнению с прошлым письмом.
Хозяин решает, заказывать ли, правит количество и подтверждает. Письмо поставщику уходит от его имени, а в таблице появляется запись о заказе.
К письмам с договорами и актами агент готовит выжимку: что подписывается, на какую сумму и до какого числа. Читать сами документы всё равно вам.
Права и осторожность
Агенту не нужен доступ к банковским уведомлениям и к сканам документов. Ограничьте чтение папками, которые касаются работы, и включите журнал действий.
Помните, что письмо уходит наружу от вашего имени. Отправку подтверждайте сами, пока не убедитесь, что формулировки устраивают и вас, и получателей.
Раз в месяц просматривайте журнал: что агент прочитал и какие письма отметил. Так вы заметите, если он начал пропускать важное или путать отправителей.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Разберите сегодня входящие за неделю и отметьте, какие письма вы бы хотели получать уже с готовым ответом.