Что подготовить перед запуском цифрового помощника
Главная беда любой корпоративной базы клиентов — нежелание менеджеров тратить время на рутинное заполнение обязательных полей. Сотрудники спешат звонить и продавать, откладывая занесение реквизитов на потом, в результате чего карточки остаются полупустыми.
Со временем телефонные номера меняются, контактные лица увольняются, а база превращается в кладбище устаревших записей.
Перед стартом важно определить минимальный обязательный набор полей и утвердить правила извлечения контактных данных из входящих обращений.
Четкие стандарты заведения контактов исключают разночтения и обеспечивают порядок в картотеке.
Команда заранее договаривается о формате фиксации названий компаний и контактных телефонов.
Пошаговый план внедрения на одном рабочем процессе
Первым шагом ассистенту поручают заведение контактов из входящей почты и мессенджеров. Программа находит в подписи письма имя собеседника, должность, телефон и название компании, после чего формирует черновик карточки.
Менеджеру остается лишь подтвердить создание записи одним кликом.
Последовательность действий при запуске включает следующие шаги:
- Настройка распознавания реквизитов контрагентов из входящих сообщений.
- Формирование проекта новой карточки контакта с привязкой к сделке.
- Проверка созданной записи ответственным менеджером перед сохранением.
- Автоматический поиск возможных дубликатов по телефонным номерам и ИНН.
Как выглядит работа с карточками на практике
Представим работу отдела сбыта кабельного завода. Менеджер получает письмо с запросом поставки от нового предприятия с прикрепленной карточкой контрагента в формате документа.
Ассистент быстро извлекает ИНН, юридический адрес и банковские реквизиты, создает проект сделки в системе и ставит задачу на расчет стоимости. Менеджеру остается лишь подтвердить создание записи нажатием одной кнопки.
Все необходимые сведения оказываются в базе сразу, без задержек и ручного перепечатывания реквизитов.
На что обратить особое внимание в процессе работы
Не следует позволять программе самостоятельно закрывать сделки или менять ответственных менеджеров без участия руководства. Ключевые этапы движения контракта должны оставаться под прямым человеческим контролем.
Такая схема исключает искажение аналитики и сохраняет прозрачность коммерческого цикла.
Руководство компании всегда владеет достоверными сведениями о реальном состоянии воронки продаж.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Начните автоматизацию CRM с легкого заведения контактов и поддерживайте клиентскую базу в постоянном порядке.