Подготовка перед запуском на расчётах
Соберите примеры: пять-шесть заказов разной сложности с итоговыми расчётами, прайс на бумагу и услуги постпечатной обработки, правила, по которым технолог выбирает формат и приладку. Всё это агенту нужно как основа.
Кроме того, определите, чьё имя стоит под расчётом. Агент готовит, технолог или менеджер подтверждает. Если такого человека нет, расчёт придётся оставить пока на старом порядке.
Хорошо бы собрать и типичные вопросы клиентов: какой тираж выгоднее, чем отличается мелованная бумага от офсетной, сколько займёт изготовление. Ответы на них агент будет готовить в черновиках.
Пошаговый ход пилота
Идите по очереди и после каждого шага смотрите на результат. Спешить в типографии себе дороже: ошибка в расчёте превращается в потерянные деньги на всём тираже.
Не спешите переключать расчёты целиком: две-три недели параллельной работы показывают, где агент ошибается, и дают время поправить правила, пока ошибка не ушла к заказчику.
- Дайте агенту прошлые заказы и попросите пересчитать их.
- Сравните его цифры с реальными, найдите расхождения.
- Уточните правила и добавьте недостающие нормы.
- Начните готовить расчёты для новых заявок с проверкой человеком.
- Подключайте макеты, когда расчёты идут стабильно.
Как выглядит заказ на визитки и листовки
Клиент присылает заявку в почту. Агент вытягивает размер, тираж, бумагу и срок, сверяет с прайсом, предлагает два варианта по плотности и обработке и готовит письмо клиенту. Менеджер читает, правит и отправляет.
Если в заявке не хватает сведений, агент сначала задаёт вопросы, а не гадает. Так расчёт не уходит клиенту с допущениями, которые потом приходится оспаривать.
В конце расчёт сохраняется в карточке заказа вместе с письмом клиента. Если через месяц клиент попросит повторить тираж, найти исходные параметры можно за минуту.
Что держать под контролем человека
Окончательная цена и условия оплаты остаются за менеджером: агент их не согласует. Макеты, где есть ошибки, он помечает, но решение о правках принимает препресс.
Отдельно следите, чтобы агент не получал доступ к чужим заказам: клиентские файлы и договоры принадлежат компании, и права на них нужно ограничить с самого начала.
Пусть в инструкции будет прямо написано, что отправка клиенту, изменение цены и запуск файла в печать выполняются только после подтверждения. Это защищает и клиента, и вас.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите пять завершённых заказов и попросите агента пересчитать их, чтобы сравнить расчёты с фактом.