Рутина, которую можно отдать агенту
Не пытайтесь описать все возможности сразу. Для старта достаточно двух-трёх пунктов, которые вы сами делаете в конце рабочего дня на автомате и потому не замечаете, сколько времени они занимают.
Подходят задачи с понятным входом и проверяемым результатом. Пройдитесь по неделе монтажной и проектной команды и отметьте то, что делается почти одинаково для каждого объекта.
- Свод исходных сведений по заявке: адрес, площадь кровли, нагрузка, пожелания.
- Черновик расчёта проекта под объект клиента для проверки инженером.
- Напоминания бригадам о выезде и перечне оборудования.
- Сверка накладных на панели и инверторы со спецификацией проекта.
- Короткая сводка по каждому объекту для руководителя.
Как делят работу агент и бригадир
Агент готовит бумагу и следит за сроками, бригадир отвечает за людей и безопасность на крыше. Если бригада сообщает о задержке, агент предлагает сдвинуть график, а решение принимает диспетчер.
Договоритесь, кто подтверждает изменения в плане. Без этого правила агент либо молчит, либо создаёт путаницу из-за конфликтующих версий графика.
Хорошо работает правило двух ключей: агент предлагает изменение графика, диспетчер подтверждает, и только потом оно доходит до бригады. Если подтверждения нет, действует прежний график, и бригада не получает противоречивых указаний.
Один выезд монтажной бригады на практике
За день до выезда агент собирает по проекту перечень: сколько панелей и какие инверторы нужны, что уже на складе, какие крепления ещё в пути. Бригадир получает короткую сводку и ставит отметки о недостающем.
После работ бригадир диктует итоги, а агент превращает их в заметку по объекту и список замечаний. Руководитель утром видит, где всё закрыто и где нужен повторный выезд.
Для крупного объекта сводка выглядит иначе: к ней добавляется перечень допусков бригады и контакт ответственного от заказчика на месте. Агент подтягивает эти поля из карточки объекта, а если какого-то нет, сразу пишет об этом диспетчеру, а не заполняет догадкой.
Что оставить людям и с какой задачи начать
Людям остаются допуск к работам на высоте, решения о замене оборудования и разговор с клиентом, когда что-то пошло не так. Агент не должен самостоятельно обещать сроки монтажа.
Первой берите задачу, которая отнимает больше всего вечеров и при этом проверяется быстро. Для многих это график бригад: ошибки в нём видны сразу, а польза заметна уже на второй неделе.
Раз в неделю смотрите, какие поручения агент выполнил без вопросов, а какие вернул с уточнением. Частые уточнения показывают место, где в вашем процессе нет чёткого правила, и его стоит записать.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выпишите пять повторяющихся дел вашей команды и отметьте то, чью ошибку можно заметить за минуту.