Проверьте, различимы ли программа и её обсуждение
До передачи материалов выясните, можно ли назвать действующую версию программы. Если рядом лежат варианты без статусов, агент не сможет достоверно определить, какой из них принят. Обозначьте отдельно утверждённый документ, запросы на изменение и вопросы, по которым решения ещё нет. Дата файла сама по себе не подтверждает согласование.
Также проверьте, не спрятаны ли существенные условия только в сообщениях. Отдельное письмо может менять продолжительность аренды или состав оборудования. Координатор переносит это в рабочие сведения с указанием источника. Старая коммерческая заготовка не должна служить ответом на вопрос о текущей доступности площадки.
Соберите позиции сметы вместе с условиями предложения
Для каждой услуги нужны наименование, количество, единица, включённые работы и ограничения предложения. Сумму без объяснения состава нельзя уверенно сопоставить с другой суммой. Для площадок добавляют требования к помещению и подтверждённые ответы, а для подрядчиков — предмет предложения и его актуальность.
Полезный пакет для подготовки заготовки сметы включает:
- Программу с отметкой об утверждении и перечнем ожидающих решения изменений.
- Требования к площадке, включая доступ для подготовки и ограничения размещения.
- Предложения подрядчиков с разделением включённых и дополнительных услуг.
- Шаблон сметы, где неизвестные условия можно оставить открытыми.
Склейка разных единиц делает сравнение ложным
Услуга за день и услуга за весь период подготовки не являются одинаковыми позициями. Не исправляйте это переименованием строк. Сначала выясните длительность и состав, затем сотрудник, ведущий расчёты, определит способ сопоставления. Агент может отметить несоответствие, но не придумать недостающий тариф или правило пересчёта.
Удалите дубли, сохранив происхождение каждого условия. Обрывок письма без приложения может не объяснять, что входит в предложение. Не просите модель восстановить отсутствующий документ по названию услуги. Отдельно исключите контакты гостей, личные сведения участников и секреты подключения: для сборки позиций сметы они не нужны.
Подготовьте условное предложение площадки к сверке
Допустим, площадка прислала условия аренды, а позже уточнила, что мебель предоставляется отдельно. Координатор связывает уточнение с исходным предложением и помечает его как действующее. Агент по разрешённым сведениям готовит таблицу: аренда, мебель, неизвестные условия доступа. Сотрудник проверяет строки и задаёт вопросы перед расчётом расходов.
Если программа ещё не утверждена, заготовка отражает это как ограничение, а не получает вид окончательного бюджета. Перед рабочим использованием согласуйте состав данных для внешней модели. Платформа на сервере клиента не отменяет передачу запроса; разрешённый объём определяется назначением задачи и условиями обработки материалов.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Соберите пакет по одной площадке так, чтобы каждое условие сметы можно было сверить с действующим предложением.