Как выбрать процесс, где время утекает сильнее всего
Попросите менеджеров и дизайнеров неделю отмечать, на что уходят часы между получением заказа и запуском в цех. Обычно всплывают одни и те же места: поиск последней версии макета, уточнение у клиента размеров, ручная сверка с остатками заготовок.
Выбирайте процесс, где шаги повторяются из заказа в заказ и результат легко проверить глазами. Согласование макета подходит: на выходе файл и письмо, видно сразу.
Не берите процесс, который сейчас вызывает споры внутри команды. Разумнее начать с нейтрального, чтобы первые результаты воспринимались спокойно и никто не защищал старый порядок.
Как оценить трудоёмкость и разделить шаги
Разложите процесс на шаги и рядом с каждым запишите, кто его делает и сколько минут он занимает. Затем отметьте, какие шаги подготовительные, а какие требуют решения человека.
Агенту отдают подготовку, а решение остаётся за сотрудником. Примерное разделение выглядит так:
- Агент находит нужный макет и письмо клиента по номеру заказа.
- Агент сверяет размеры и цвета макета с карточкой заказа.
- Агент пишет клиенту уточняющие вопросы и ждёт подтверждения менеджера.
- Человек утверждает макет и отправляет его в печать.
Если шаги идут не по порядку, а возвращаются по кругу из-за правок клиента, нарисуйте этот круг. Часто половину времени съедает возврат на предыдущий шаг, и именно его стоит сокращать.
Рабочий пример: правки к макету перед пиком
В предпраздничные недели заказов на нанесение много, и менеджеры не успевают отвечать по каждому макету. Агент разбирает входящие письма и готовит для каждого заказа короткую сводку: что уже согласовано, что ждёт клиента, что просрочено.
Менеджер начинает день не с поиска по почте, а со сводки, и первым делом занимается просроченными. Освободившееся время идёт на звонки клиентам, где без человека не обойтись.
Что ускорять не стоит
Не торопите утверждение макета и сдачу тиража. Ошибка в цвете или тексте обнаруживается уже на готовых изделиях, и переделка стоит дороже любой сэкономленной минуты. Эти шаги остаются за человеком с обязательным осмотром образца.
Не ускоряйте также ответы заказчикам по спорным вопросам. Жалобу и возврат нужно читать внимательно, а агент самое большее подготовит справку по заказу.
Хорошее правило: ускоряйте подготовку, но не проверку. Всё, что готовит агент, человек просматривает с той же внимательностью, как работу нового стажёра в первую неделю.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Выпишите шаги согласования макета в порядке выполнения и отметьте те, что агент мог бы подготовить.