Кто в хозяйстве за что отвечает
Владелец или директор определяет цель и принимает итог. Главный винодел отвечает за партии и качество, бухгалтер за документы, менеджер по продажам за дистрибьюторов и магазины. Агент подключается к одному из этих людей, а не к хозяйству целиком.
В небольших хозяйствах несколько ролей совмещает один человек. Тогда выбирайте процесс, который он чаще всего откладывает на вечер, потому что именно он и съедает его время.
Как распределить задачи между агентом и людьми
Агент готовит черновики и сверки, человек решает и подписывает. Для документов на алкогольную продукцию это значит: агент собирает данные по партии, находит расхождения и составляет черновик, а ответственный проверяет и отправляет.
Для работы с дистрибьюторами агент следит за письмами, фиксирует запросы на образцы и поставки, напоминает о счетах и сроках. Условия, скидки и обещания остаются за менеджером.
- Сверка данных партии с документами и выявление расхождений.
- Напоминания о сроках документов и отчётности.
- Учёт запросов дистрибьюторов и магазинов в одном списке.
- Подготовка черновиков писем с прайсом и описанием вин.
- Сводка по отгрузкам за период для владельца.
Что решает только человек
Решение о купаже, времени розлива и допуске партии принимает главный винодел. Подпись под документами, ответы контролирующим органам и условия поставки согласуют руководитель и бухгалтер. Агент не должен получать эти права даже в мелочах.
Если у вас нет отдельного главного винодела, эти решения принимает владелец. Важно, чтобы агент знал, кому адресовать вопросы по партиям.
Типовая ситуация: дистрибьютор просит образцы
Пишет менеджер магазина из другого региона: нужны образцы нового урожая и прайс. Агент находит в таблице, какие вина доступны, готовит письмо с описанием, ставит напоминание проверить отправку через неделю. Менеджер читает, правит и отправляет.
Если дистрибьютор уточняет сроки, агент сверяет их с планом розлива и подсказывает, когда реально отгрузить.
Правила взаимодействия на старте
Договоритесь, что агент пишет только внутри компании, пока вы не убедитесь в качестве черновиков. Назначьте одного человека, который собирает замечания, и не расширяйте пилот, пока первые две недели не пройдут спокойно. Критерий успеха сформулируйте простыми словами: письма дистрибьюторам готовятся быстрее, и ни одно не остаётся без ответа.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Выберите одного человека в хозяйстве, у которого больше всего писем и документов, и обсудите с ним первое поручение.