Где теряется время каждый день
Диспетчер собирает данные о выходах электриков из звонков и сообщений. Сметчик пересчитывает объёмы после правок заказчика. Снабженец ищет, на каком объекте остался кабель. Всё это мелкие действия, но они занимают половину рабочего дня и не оставляют времени на задачи, требующие опыта.
Составьте на неделю простой список: кто что делал по сообщениям и таблицам. Повторяющиеся пункты и есть кандидаты для агента.
К этому добавляются поздние вечерние уточнения и звонки на выходных, из-за которых сотрудники не отдыхают даже вне работы. Снизить такой фон тоже можно, хотя сразу всё не исчезнет.
Что передать агенту по порядку
Начинайте с того, что проверяется глазами за минуту.
Эти задачи не требуют перестройки работы отдела, и результат каждой видно сразу.
- Сбор выходов электриков из чата в таблицу графика с пометкой конфликтов.
- Первичный разбор данных обмера и формирование таблицы объёмов.
- Подготовка запросов поставщикам по недостающим материалам.
- Напоминания бригадирам о предоставлении отчётов за смену.
Рабочий пример: график электриков по объектам
Вечером бригадиры отправляют в чат, кто где работал и куда выходит завтра. Агент собирает ответы в таблицу, замечает, что один электрик записан сразу на два адреса, а на третьем объекте нет человека с допуском, и отправляет диспетчеру короткий список вопросов.
Диспетчер решает, кого переставить, и подтверждает итог. Только после этого агент рассылает бригадирам график на завтра. Диспетчер тратит на вечернюю работу заметно меньше времени и спокойнее передаёт смену.
На следующий день диспетчер видит, какие предложения агента принял, а какие изменил. Эти пометки помогают подправить правила, чтобы подсказки становились точнее.
Что не стоит ускорять
Допуск к работам, приёмку скрытой проводки, подписание актов и измерения сопротивления изоляции нельзя ускорять за счёт агента. Здесь ошибка ведёт к последствиям для безопасности. Агент может подготовить бланк и напомнить о сроке, но делает и подписывает всё специалист.
Чтобы выбрать первую задачу, оцените по каждой из них две вещи: как часто она повторяется и насколько просто проверить результат. Побеждает та, где ответы на оба вопроса положительные.
Любое сомнение в безопасности решается в пользу остановки работ и звонка ответственному.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Попросите диспетчера и сметчика записывать в течение недели все повторяющиеся действия и положите списки рядом.