Прием входящих сообщений и сортировка по характеру поломки
Диспетчерская служба ежедневно принимает звонки и электронные письма от председателей товариществ собственников жилья и жильцов. Часть сообщений касается скрипа дверей или перегоревших ламп в кабине, а другая часть требует немедленного выезда дежурной бригады.
Электронный ассистент распознает текст входящего письма или голосового сообщения, определяет адрес дома, номер подъезда и тип лифта. Программа моментально сверяет адрес с базой данных договоров и заводит черновик наряда.
Диспетчер видит готовое описание проблемы и сразу направляет ближайшего мастера, не тратя драгоценные минуты на ручной ввод реквизитов здания.
Формирование журналов и напоминаний по плановым сервисам
Помимо непредвиденных остановок кабин, сервисная организация обязана вести строгий учет периодических осмотров и испытаний систем безопасности. Сюда входят проверка ловителей, тестирование концевых выключателей и контроль натяжения канатов.
Программный ассистент берет на себя отслеживание сроков и заблаговременно формирует напоминания для управляющей компании о дате очередного технического освидетельствования.
Вся переписка и протоколы проверок автоматически связываются с электронной карточкой конкретного подъемного механизма.
Принципы сохранения человеческого общения с заказчиками
Чрезмерная автоматизация способна вызвать раздражение клиентов, если в критической ситуации робот отвечает сухими канцелярскими шаблонами. Важно выстроить взаимодействие так, чтобы алгоритм помогал человеку, а не заслонял его собой.
Для сохранения доверительных отношений с управляющими компаниями придерживайтесь следующих правил:
- Срочные сообщения о застревании пассажиров сразу передаются живому дежурному диспетчеру без задержек.
- Ассистент готовит вежливый черновик ответа о сроках прибытия мастера, который диспетчер одобряет одним кликом.
- По спорным техническим актам и финансовым вопросам переписку ведет персональный менеджер по сервису.
- Клиент получает персональные уведомления с указанием фамилии и контактного телефона выехавшего электромеханика.
Порядок интеграции алгоритма в работу диспетчерской
Внедрение начинается с подключения ассистента к электронной почте и мессенджерам сервисной службы. Программа учится распознавать типовые формулировки жалоб жильцов и готовит проекты ответов для согласования диспетчером.
Сотрудники компании сохраняют прямой контроль над каждым отправленным сообщением, а среднее время реагирования на обращения сокращается в разы.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Используйте возможности Coagent для обработки заявок лифтового сервиса и сохраните чуткое отношение к клиентам.