Сбор данных из входящей корреспонденции диспетчерской
Управляющие компании, товарищества собственников и арендаторы бизнес-центров часто отправляют официальные заявки на ремонт лифтов по электронной почте. В письмах прикрепляют сканы актов осмотра, фотографии повреждений обшивки или видеозаписи сбоев автоматики.
Человек тратит уйму времени на чтение длинных сопроводительных писем, выуживание адреса дома, номера подъезда и описания неисправности. Если поток писем велик, срочный вызов рискует затеряться среди рекламы.
Цифровой ассистент постоянно сканирует входящие сообщения, быстро распознает адреса обслуживаемых объектов и характер сбоя, формируя карточку вызова для дежурной службы.
Подготовка проектов ответов и отчетов о выездах
После того как электромеханик устранил неисправность и перезапустил лифт, клиенту необходимо отправить официальное подтверждение о завершении работ.
Программный агент на основе отметки мастера в журнале выездов формирует черновик письма со стандартным текстом отчета, временем запуска кабины и перечнем замененных расходных деталей.
Диспетчер или руководитель сервисного отдела проверяет текст ответа и нажимает кнопку отправки, сохраняя полный контроль над исходящими письмами компании.
Разграничение полномочий цифрового ассистента в переписке
Предоставление программе доступа к корпоративной почте требует строгого соблюдения правил информационной безопасности.
Для надежной защиты коммуникаций устанавливаются следующие ограничения полномочий агента:
- Агенту запрещено самостоятельно отправлять исходящие сообщения без предварительного одобрения сотрудником.
- Письма с финансовыми претензиями и требованиями перерасчета оплаты направляются юридической службе.
- Программа имеет доступ только к выделенному техническому почтовому ящику диспетчерской службы.
- Каждое действие ассистента фиксируется в системном журнале с указанием времени обработки письма.
Результат синхронизации почты с операционными базами
Подключение цифрового помощника к почтовой переписке устраняет потери заявок и исключает претензии клиентов по поводу забытых писем. Сервисная компания отвечает на запросы в считанные минуты, а диспетчеры освобождаются от рутинного перепечатывания адресов.
Все поступившие обращения и ответы на них сохраняются в единой истории взаимоотношений с клиентами.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Подключите Coagent к корпоративной почте лифтовой компании и ускорьте обработку сервисных писем в разы.