Главный вопрос: что именно не хватает команде
Если людям не хватает рук для однообразной работы, например сверки сроков по сотням договоров, это задача для агента. Если не хватает опыта и ответственности, например для переговоров о продлении с крупным арендатором, нужен человек.
Найм решает вторую проблему, но дорого и надолго. Агент решает первую быстро и без найма, но не принимает на себя ответственность за результат.
Полезно прикинуть и скрытые расходы найма: обучение, доступы, время наставника, период, когда человек учится и делает ошибки. У агента свои скрытые расходы — настройка правил и проверка результата, но они идут в первые недели.
Что чаще спрашивают дальше
Руководители обычно уточняют, что будет с имеющимися сотрудниками. Агент берёт подготовительную работу, а люди переключаются на проверку и общение. Обещаний, что штат сократится, давать не стоит: чаще освободившееся время уходит на то, до чего раньше не доходили руки.
Второй вопрос — как быстро виден результат. Агент начинает помогать в первые недели, найму нужны месяцы на вхождение в процессы.
Третий частый вопрос — что будет, если агент ошибётся. Ответ простой: он готовит, а человек подтверждает, поэтому ошибка перехватывается до отправки, а журнал показывает, где она возникла.
- Договоры аренды и индексация: подготовка и контроль сроков подходят агенту.
- Обращения арендаторов: первичный разбор подходит агенту, решение остаётся за диспетчером.
- Переговоры и споры: ведёт человек, агент готовит справку.
Что делать при сомнениях
Попробуйте агента на одном небольшом участке и параллельно подумайте о найме для задач, которые агент взять не может. Эти решения не противоречат друг другу.
Если сомнения остаются, спросите самих сотрудников: какие три операции они отдали бы без сожаления. Их ответы обычно совпадают с тем, что подходит агенту.
Помните и о том, что сотрудник может уйти, унеся с собой знания о процессах. Правила, записанные для агента, остаются в компании и помогают новому человеку войти в дело.
С чего начать выбор
Распишите на листе две колонки: операции с чёткими правилами и операции, требующие суждения. В первую колонку смотрит агент, во вторую — потенциальный сотрудник. Лист за двадцать минут показывает картину яснее долгих споров.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Разделите операции вашего отдела на две колонки: по правилам и по суждению.