Три типичные ошибки на старте
Первая ошибка: поручить агенту всё общение с партнёрами сразу. Дистрибьюторы пишут о ценах, образцах, задержках и спорных счетах, и у каждого вопроса свои правила. Агент, которому дали размытую задачу, отвечает расплывчато, и письма приходится переписывать.
Вторая: считать, что ответственный есть, раз проект поддерживает директор. Нужен конкретный человек, который открывает результаты каждый день и пишет, что исправить.
Третья: не определить, как проверять. Если никто не сверяет письма агента с отправленными, ошибки накапливаются, а недовольный партнёр сообщает о них слишком поздно.
Почему это происходит в небольших хозяйствах
В винодельне людей мало, и каждый занят несколькими делами сразу. Пилот получает остатки внимания, а значит, и остатки внимания к его результатам.
К тому же вино продаётся на отношениях. Менеджеры волнуются, что агент испортит тон переписки, и по этой причине не дают ему вводных, без которых он не может писать так, как принято у вас.
Не стоит забывать и о сезонности: в уборку и сразу после неё внимание людей занято цехом, и пилот разумнее запускать в более спокойное время года.
Как проверить себя до первой недели
Пройдите по списку вместе с менеджером по продажам и бухгалтером. Каждый пункт нужно понимать так же ясно, как расписание уборки урожая.
- Задача сформулирована одной фразой и касается одного вида писем, например запросов на образцы.
- Названо имя человека, который читает результат каждый день.
- Есть пример письма, которым вы гордитесь, и пример письма, которое отправлять нельзя.
- Записано, что агент не обещает цены, скидки и сроки без подтверждения.
- Известно, как вы поймёте, что пилот работает или его пора остановить.
Что делать вместо широкой задачи
Начните с запросов на образцы и прайс от дистрибьюторов и магазинов. Агент находит в таблице подходящие вина, готовит письмо и передаёт менеджеру на подтверждение. Это узкая задача с понятным результатом.
Через две недели разберите письма и решите, как расширять: добавить напоминания о счетах или перейти к ответам на вопросы о сроках отгрузки. Движение небольшими шагами позволяет не потерять доверие партнёров и самих сотрудников.
Запишите заранее, какие письма агент не трогает вовсе: претензии, споры по оплате, вопросы по условиям эксклюзивных поставок. Они всегда остаются за менеджером.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Напишите одной фразой первую задачу для агента и покажите её менеджеру по продажам: если он не понял, сужайте.