Что подготовить до запуска системы умной записи
Перед подключением виртуального ассистента критически важно навести порядок в справочниках услуг и хронометраже приемов по всем отделениям сети.
Если длительность одной и той же процедуры у разных специалистов различается, это должно быть четко оцифровано в правилах бронирования. Также необходимо утвердить понятную политику отмен.
Для успешного старта проекту требуются три подготовленных элемента:
- Единый оцифрованный график работы специалистов всех подразделений с учетом пауз и санитарных часов
- Сценарии подтверждения, переноса и отмены визита с вариантами ответов на частые вопросы
- Инструкции для операторов контакт-центра по перехвату диалогов в сложных и спорных случаях
Последовательность шагов подключения ассистента к расписанию
На первом шаге помощник настраивается на отправку напоминаний о предстоящем визите за сутки с интерактивными кнопками подтверждения или отмены.
На втором этапе подключается обработка сценариев переноса: система предлагает альтернативные даты и перезаписывает клиента в автоматическом режиме.
На третьем этапе открывается полноценный прием первичных записей через мессенджеры и веб-сайт с автоматическим резервированием слотов в корпоративной медицинской или учетной системе.
Как это работает на практике сети стоматологических клиник
Представим сеть из трех стоматологий со штатом в тридцать докторов. Администраторы не успевали дозваниваться до всех пациентов накануне приема, из-за чего клиники теряли до десяти часов работы врачей в неделю.
Внедрение ассистента позволило автоматизировать напоминания в мессенджерах. Если пациент сообщает об отмене, система сразу предлагает это окно клиентам из листа ожидания.
Заполняемость кресел выросла до максимума, врачи работают без простоев, а операторы контакт-центра спокойно консультируют первичных пациентов по сложным программам лечения.
На какие операционные риски обратить особое внимание
Недопустимо оставлять без внимания системные сбои в расписании или накладки двойного бронирования. При возникновении конфликта слотов администратор обязан лично связаться с клиентом и сгладить неудобство.
Также за человеком остается запись на сквозной услуги, требующие участия нескольких специалистов подряд, например диагностика и последующая консультация хирурга.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Свяжите расписание филиалов в единый умный контур и обеспечьте максимальную загрузку каждого кабинета.