Утро: подготовка актов сверки
В начале дня бухгалтер обычно открывает список контрагентов, по которым подошёл срок сверки, и по каждому формирует акт в 1С. Эту повторяющуюся работу агент берёт на себя: он находит нужных контрагентов, выгружает движения за период и собирает черновик акта.
Бухгалтер получает готовые черновики в одной папке и читает их с утренним кофе. Отправлять документы контрагентам агент не будет, пока человек не подтвердит.
- список контрагентов, срок сверки которых наступил;
- выгрузка движений по договорам за выбранный период;
- заполнение акта по утверждённому шаблону;
- заметка о договорах без движений, чтобы не отправлять пустой акт.
Середина дня: поиск расхождений
Когда контрагент вернул свою версию, расхождения ищут вручную, строку за строкой. Агент сравнивает две таблицы, группирует отличия по причинам: платёж не учтён, документ датирован другим числом, разные суммы по одному счёту.
Он не решает, чья версия верна, а показывает, где различие и какие документы в нём участвуют. Эта часть избавляет бухгалтера от рутинного перебора и оставляет ему разбор спорных случаев.
Результат расхождений удобно хранить в таблице с колонками: контрагент, документ, сумма у нас, сумма у них, предполагаемая причина. По такой таблице бухгалтер быстро видит, какие вопросы закрыть звонком, а какие письмом.
Конец дня: согласование остатков
К вечеру остаётся письмо с предложением согласовать остаток. Агент пишет черновик с цифрами из акта и краткой таблицей расхождений. Бухгалтер читает, правит тон, при необходимости уточняет у руководителя и отправляет сам.
Если контрагент ответил, агент готовит запись в журнал сверок и напоминает о незакрытых вопросах на завтра.
Главное требование к таким письмам: тон спокойный, цифры сверены с первичными документами, а лишних обещаний нет. Агент следует шаблону, но живое слово для давнего партнёра добавляет человек.
Где нужен человек обязательно
Решения по спорным суммам, списание задолженности, изменение условий оплаты и любые согласования с руководителем остаются за людьми. Агент готовит основу, но не принимает решений о деньгах.
Проверяйте также данные: если оплаты вносят с задержкой, расхождения будут чаще, и дело не в агенте, а в учёте.
Отдельно стоит контролировать срок давности и правила хранения подтверждённых актов. Это вопросы политики компании, и решает их главный бухгалтер, а не программа.
Как попробовать на этой неделе
Выберите трёх надёжных контрагентов с понятной историей и поручите агенту подготовку актов только по ним. Сравните его черновики с вашими, зафиксируйте, где пришлось править, и уже потом расширяйте круг.
Так вы увидите реальное время на проверку и поймёте, достаточно ли аккуратно заполнены договоры и справочники контрагентов в 1С.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Отберите трёх контрагентов с простой историей расчётов и пробуйте первую сверку на них.