Что подготовить до пилота
Сверка упирается не в расчёт, а в переписку: по каждому акту нужно запросить, получить, сравнить, уточнить расхождения и снова вернуться к контрагенту. Агент помогает именно в этой цепочке.
Перед стартом определите круг контрагентов, по которым акты регулярны и спорных строк немного. Убедитесь, что учёт в 1С ведётся по договорам, а не одной суммой. И выделите человека, который будет отвечать за итог: обычно это бухгалтер по расчётам.
Заранее решите, какую разницу считать расхождением: копейки округления или суммы, с которыми стоит идти к контрагенту. Без этого агент завалит вас мелочью.
Хорошо, если у контрагента есть адрес электронной почты для актов. Тогда переписка идёт по одному каналу, и агенту легко отслеживать, кто и когда ответил.
Как пройти путь от пилота до рабочего процесса
Передавайте агенту шаги по одному и проверяйте каждый, прежде чем добавлять следующий.
Каждый шаг проверяется по первичным документам. Если на третьем шаге письма выходят слишком длинными или слишком резкими, поправьте шаблон и только потом идите дальше.
- Выгрузка оборотов по контрагенту из 1С за период.
- Сравнение с актом, который прислал контрагент, и список расхождений.
- Черновик письма контрагенту с перечнем спорных документов.
- Разбор ответа и обновление списка до закрытия акта.
Пример: акт сверки с поставщиком упаковки
Бухгалтер получает от поставщика акт за квартал и передаёт его агенту. Тот сопоставляет строки с данными 1С и находит три случая: накладную, внесённую в учёте другим числом, оплату, которую поставщик отнёс на другой счёт, и документ, которого в учёте нет вовсе.
Агент готовит письмо поставщику с перечнем вопросов и ссылками на первичные документы. Бухгалтер читает письмо, дополняет его комментарием и отправляет. Когда поставщик отвечает, агент обновляет список расхождений, а закрыть акт и подписать его может только человек.
Через месяц такой работы у бухгалтера остаётся история: какие вопросы возникали с этим поставщиком, как быстро он отвечает и какие строки спорят чаще всего.
Чего не стоит ждать от пилота
Агент не исправит учёт и не решит, кто прав в споре с контрагентом. Он ускоряет поиск расхождений и ведёт переписку, но не знает договорённостей, оговорённых по телефону.
Поэтому все подтверждения и подписи остаются у людей, а в журнал пилота записывайте, сколько расхождений агент нашёл верно, сколько пропустил и сколько ложных тревог поднял. По этой записи решают, подключать ли следующих контрагентов.
Хорошей отправной точкой считается месяц наблюдений по двум-трём контрагентам. За это время становится понятно, где агент полезен, а где проще позвонить.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите двух контрагентов с самыми простыми актами и прогоните их через описанную цепочку.