Где теряется продуктивное время сотрудников
В большинстве компаний основная задержка происходит на этапе первичного разбора почты и распределения запросов по ответственным сотрудникам. Письма часами лежат в общих ящиках, пока менеджеры заняты текущими звонками.
Вторая точка потери времени — механический перенос строчек из присланных таблиц в учетную программу. На ручную набивку позиций специалист тратит драгоценные часы, которые мог бы посвятить общению с покупателями.
Устранение этих задержек дает немедленный прирост скорости коммерческого цикла.
Кроме того, задержки часто возникают из-за отсутствия четких приоритетов среди поступающих обращений. Менеджеры берут в работу случайные письма, откладывая крупные и срочные заказы на вторую половину дня.
Что передать алгоритмам в первую очередь
Для первоочередной автоматизации отлично подходят предсказуемые операции с четкими правилами исполнения.
Рекомендуется передать программе следующие рутинные действия:
- прием входящих писем и быстрая отправка вежливого подтверждения клиенту;
- извлечение контактных данных и создание сделки в корпоративной CRM;
- сопоставление названий товаров со справочником номенклатуры предприятия;
- составление черновика спецификации с актуальными оптовыми ценами.
Рабочий пример обработки заявки на складе крепежа
Рассмотрим оптовую компанию по продаже метизов. Строительная фирма присылает длинную заявку на анкеры и саморезы. Программный помощник считывает файл, находит артикулы в базе 1С и проверяет реальное наличие на складе.
Через пару минут дежурный продавец получает уведомление с готовым проектом счета. Ему остается проверить соответствие фасовки и согласовать дату самовывоза.
Клиент получает официальный ответ в течение пятнадцати минут вместо ожидания до вечера.
Такая организация процесса полностью исключает ошибки при ручном наборе номенклатуры. Программа берет актуальные артикулы непосредственно из справочника, что исключает пересортицу при комплектации заказа.
Что не стоит пытаться ускорять автоматизацией
Не пытайтесь автоматизировать обсуждение нестандартных технико-коммерческих условий или предоставление персональных скидок. Такие переговоры требуют эмоционального контакта и чуткости опытного продавца.
Также важно сохранить живой контакт при первом знакомстве с крупным корпоративным заказчиком.
Технологии должны помогать человеку, а не возводить барьер между компанией и клиентом.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Передайте ассистенту первичную регистрацию писем, чтобы клиенты получали быстрый отклик на свои запросы.