Как подключать источники по очереди
Не пытайтесь открыть агенту всё сразу. Начните с одного источника, который ведут регулярно: таблицы с полями и культурами или журнал путевых листов. Подключите его на чтение, посмотрите, как агент понимает записи, и только затем добавляйте следующий.
Если часть сведений ведётся в 1С, а часть в таблицах агронома, сначала решите, какой источник считать главным. Иначе два варианта одной цифры вызовут споры, которые агент разрешить не сможет.
Через пару недель проверьте, не стал ли источник неудобным: если механизаторы стали вести записи иначе, чем раньше, агент начнёт путаться. Договоритесь о едином образце и закрепите его в короткой памятке.
Какие сведения доступны и где они лежат
По плану посевных и уборочных работ нужны поля с площадями, культуры, сроки и ответственные. Эти сведения чаще всего живут в таблицах агронома и в его заметках. По технике и топливу — путевые листы, показания и нормы расхода, которые ведут механизаторы и гараж.
Для продажи урожая добавляются данные о партиях, договорах и качестве. Они лежат в почте, в папках с договорами и в голове менеджера по продажам. Именно здесь агенту сложнее всего без вашей помощи.
- Поля, площади, культуры и сроки работ по каждому участку.
- Техника, закреплённые механизаторы и нормы расхода топлива.
- Остатки семян, удобрений и топлива на складе.
- Партии урожая, договоры и условия отгрузки покупателям.
Права и подтверждения
Агенту хватает чтения большинства источников. Запись разрешайте только там, где результат легко проверить, например в черновик сводки. Любое действие вовне, будь то письмо покупателю или заявка поставщику, проходит через подтверждение сотрудника.
Сведения о ценах продажи и условиях договоров открывайте только тем, кто ведёт сделки. Агент механизатора их видеть не должен.
Если у хозяйства несколько отделений, у каждого свой набор прав. Управляющий отделением видит только его поля, а общий свод получает директор.
Что проверить после подключения
Задайте агенту несколько вопросов, ответы на которые вы знаете: сколько площади занято конкретной культурой, какая техника сегодня в работе. Если он ошибается, причина почти всегда в источнике: название поля записано по-разному, а единицы измерения не совпадают.
Продажа урожая мешает чаще всего из-за недоговорённостей: цифры обсуждались по телефону, а записей нет. Заведите привычку фиксировать условия письмом сразу после звонка.
Хорошая привычка — раз в неделю просматривать вместе с агентом, какие записи ему были непонятны. Эти места чаще всего показывают, что нужно привести в порядок.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Проверьте, как в таблицах записаны названия ваших полей, и приведите их к единому виду.