Ревизия стадий воронки и обязательных полей
Перед запуском цифрового помощника необходимо критически оценить структуру движения сделок в CRM. Часто воронки перегружены промежуточными статусами, которые сотрудники давно не используют или заполняют формально.
Удалите лишние этапы и оставьте только те вехи, которые отражают реальные изменения в договоренностях с клиентом. Проверьте обязательные поля: если их слишком много, это мешает как людям, так и алгоритмам. Оставьте только те параметры, без которых невозможно выставить счет или отгрузить заказ.
Лаконичная и логичная структура воронки позволяет ассистенту точно определять текущую стадию переговоров.
Чистка клиентской базы и объединение дублей
Накопившиеся за годы дублирующиеся контакты и компании — главный враг стабильной работы языковых моделей. Если на один телефонный номер заведено три разных карточки, ассистент не сможет понять, к какой сделке привязать новый комментарий.
Проведите процедуру дедупликации с помощью штатных инструментов контроля дублей в Битрикс24. Объедините карточки с одинаковыми реквизитами, актуализируйте ответственных менеджеров и переведите заброшенные лиды в закрытый архив.
Чистая база контактов исключает путаницу в переписке и обеспечивает сохранение полной истории общения.
Необходимые справочники и корпоративные инструкции
Чтобы ассистент формировал предметные подсказки, его необходимо обеспечить актуальной справочной информацией предприятия.
Для этого готовят и структурируют следующие корпоративные материалы:
- Актуальный каталог товаров с понятными артикулами и базовыми характеристиками
- Регламент классификации входящих обращений по направлениям деятельности
- Шаблоны типовых коммерческих предложений и сопроводительных писем
- Список ответственных специалистов по сложным техническим направлениям
Чек-лист готовности CRM-системы к запуску
Перед подключением сервисного коннектора проверьте готовность базы по следующим контрольным пунктам:
- Завершение объединения явных дубликатов в контактах и компаниях
- Проверка актуальности названий стадий во всех активных воронках продаж
- Создание отдельной служебной учетной записи с ограниченными правами
- Проведение тестового прогона сценария на изолированной воронке
Частые вопросы по предварительной подготовке базы
Сколько времени занимает наведение порядка в средней базе CRM? Обычно базовый аудит и чистка дублей укладываются в три-четыре рабочих дня.
Нужно ли удалять старые закрытые сделки пятилетней давности? Удалять не обязательно, достаточно закрыть к ним доступ для ассистента через фильтры.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Подготовьте ваш Битрикс24 к эффективной работе с ассистентом Coagent.