Где теряются рабочие часы специалистов по закупкам
Менеджеры по закупкам тратят до половины рабочего времени на механическую переписку: копирование артикулов из писем подразделений, отправку десятков одинаковых запросов цен и ручной перенос ответов в сводные таблицы.
Когда ответов от контрагентов приходит много, специалист часами сопоставляет разные единицы измерения, ставки налогов и условия транспортировки. Из-за монотонной усталости легко пропустить выгодное предложение или ошибиться в расчете общей сметы.
Делегирование этой рутины алгоритмам освобождает закупщиков для поиска стратегических партнеров.
Какие рутинные функции снабжения поручить алгоритмам
Цифровому ассистенту поручают сбор потребностей от инициаторов, проверку наличия остатков на складе, подготовку писем-запросов и парсинг полученных счетов и спецификаций.
Помощник приводит разнородные ответы поставщиков к единому формату, выделяет сопоставимые позиции и формирует наглядную сводку с выделением выгодных условий по цене и срокам.
В перечень передаваемых задач входят следующие типовые операции:
- Автоматическая группировка внутренних заявок по номенклатурным группам.
- Формирование и рассылка стандартизированных опросных листов поставщикам.
- Сведение поступивших коммерческих предложений в единую аналитическую таблицу.
Пример сбора коммерческих предложений от пяти поставщиков
Представим закупку партии упаковочных материалов. Закупщик ставит задачу ассистенту: разослать спецификацию пяти проверенным поставщикам и собрать условия поставки к вечеру четверга.
Ассистент отправляет письма, принимает ответы, извлекает цены за единицу, минимальные объемы партий и сроки доставки, формируя сводную ведомость. Закупщик открывает готовую таблицу и сразу видит оптимальный вариант для заключения сделки.
Процедура, ранее занимавшая два дня, завершается за считанные часы.
Почему финальное подписание спецификаций остается за человеком
Несмотря на высокую аналитическую точность помощника, утверждение победителя тендера, согласование текста контракта и одобрение платежных документов всегда осуществляет уполномоченный сотрудник.
Человек учитывает деловую репутацию партнера, текущие отношения с руководством поставщика и скрытые логистические риски, которые невозможно оцифровать.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Освободите специалистов по закупкам от рутинных переписок и доверьте сбор котировок умному ассистенту.