Что нельзя отдавать агенту
В бюро есть материалы, которые не должны попадать в рабочий контур агента без отдельного решения руководителя. Это паспортные данные заказчиков, договоры с условиями оплаты и закрытые проекты, подписанные соглашением о неразглашении.
- Персональные данные заказчиков и подрядчиков.
- Договоры, сметы и условия оплаты.
- Проекты, закрытые соглашением о неразглашении.
- Пароли и ключи к внешним сервисам.
Какие действия подтверждает человек
Любое действие, которое видно за пределами бюро, подтверждает архитектор или руководитель проекта. Агент готовит письмо, а отправляет его человек. Агент собирает подборку материалов, а в смету или спецификацию её вносит специалист. Любое исправление чужого файла проекта тоже идёт через человека, а не молча, и остаётся в истории изменений для разбора.
Хорошее правило для старта: агенту дано право читать и готовить черновики, а право отправлять и менять закреплено за людьми. Когда бюро привыкнет и увидит, что черновики аккуратны, права можно расширять по одному, записывая каждое решение.
Правила защиты данных бюро
Платформа Coagent устанавливается на сервер компании, поэтому проекты и переписка не уходят в чужое облако. Доступы выдаются по ролям: у стажёра свой агент с узким набором источников, у руководителя проекта шире.
Раз в месяц просматривайте журнал действий и список подключённых источников. Если сотрудник ушёл, его агент и доступы закрываются в тот же день. Это занимает пару минут, если такая процедура уже записана в регламенте бюро.
Пример с поиском материалов и референсов
Архитектор просит найти плитку для санузла под описание заказчика. Агент ищет в открытых источниках, ссылается на производителей и сохраняет подборку. Имя и адрес заказчика в запрос не попадают: достаточно стиля, размера и бюджетной рамки. Так подборка получается полезной, а персональные сведения остаются внутри бюро.
Если подборка идёт в презентацию клиенту, архитектор проверяет, что в ней нет внутренних пометок бюро и ссылок на закрытые папки. Только после такой проверки подборка уходит заказчику письмом, которое тоже подтверждает человек.
Если агент по ошибке получил доступ к лишнему проекту, отключите источник, запишите случай и проверьте, что именно было прочитано. Такой разбор занимает недолго и помогает уточнить правила на будущее.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Запишите, какие три типа документов вы никогда не покажете агенту, и сообщите об этом команде.