Что подготовить до запуска пилота
Главная боль обучения — материалы быстро устаревают. Регламент поменяли весной, а новичок получил инструкцию трёхлетней давности. Поэтому до подключения агента назначьте человека, отвечающего за актуальность документов по выбранной должности.
Соберите в одной папке действующие документы и пометьте дату проверки каждого. Это займёт пару часов, но избавит агента от необходимости выбирать между противоречащими друг другу текстами.
Отдельно решите, кто будет принимать окончательное решение о материалах. Если ответственных несколько, пилот увязнет в согласованиях ещё до первой недели обучения.
Шаги пилота по порядку
Первый шаг — выбрать должность и описать, чему должен научиться новичок в первую неделю. Второй — поручить агенту подобрать материалы из папки и расписать ими пять рабочих дней. Третий — показать план действующему сотруднику и скорректировать.
На четвёртом шаге новичок идёт по плану, а наставник отмечает, что оказалось лишним и чего не хватило. Пятый — внести правки и повторить для следующего новичка. Так уже на втором круге набор материалов станет точнее.
Если во время пилота выяснится, что нужного документа вообще нет, не торопите агента с догадками. Попросите наставника записать недостающую инструкцию, и в следующий раз агент опирается уже на неё.
- Выберите должность и опишите ожидаемые знания.
- Соберите актуальные документы в одной папке.
- Поручите агенту составить план недели из этих документов.
- Проверьте план вместе с наставником и запустите.
- Соберите замечания новичка и обновите материалы.
Как это выглядит на реальном процессе
Возьмём торговую компанию, где в отдел продаж приходят два-три новичка за квартал. Раньше наставник каждому рассказывал одно и то же. Теперь новичок утром получает от агента перечень на день: прочитать порядок оформления заказа, посмотреть образец договора, ответить на проверочные вопросы.
Вечером наставник видит, что пройдено, и проводит короткий разговор о непонятном. Его время тратится на живое общение, а не на пересказ инструкций.
На что обратить внимание
Не пытайтесь сразу охватить все должности и все темы. Агент хорошо работает там, где есть проверенные материалы. Там, где вместо них устные традиции, сначала придётся описать процесс.
Не оценивайте сотрудников по результатам одного теста: решение об испытательном сроке или допуске принимает руководитель. И следите, чтобы материалы действительно обновлялись, иначе агент только быстрее раздаст устаревшее.
Проверьте и нагрузку на наставника: пилот помогает, если у него остаётся время на разговоры, а не добавляются новые отчёты о том, как прошёл день новичка.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выберите должность, у которой чаще всего меняются новички, и найдите для неё актуальные документы.