Где в теплице сведения могут утечь
Секретов у хозяйства обычно немного, но они ценные. График посадок и сбора показывает конкурентам, что и когда вы поставите торговой сети. Нормы расхода воды, света и удобрений по культурам — это накопленный многолетний опыт, который вы вряд ли захотите раздавать.
Чаще всего утечка происходит не из-за взлома. Сотрудник копирует таблицу в публичный сервис, чтобы быстро получить сводку, или пересылает её в личный мессенджер.
Ещё один слабый участок — переписка. В письмах с сетями и поставщиками бывают коммерческие условия, реквизиты и контакты закупщиков. Если все ящики открыты одному агенту, эти сведения собираются в одном месте, и доступ к нему должен быть оговорён особо.
Какие права давать агенту
Работает принцип минимума: агент видит ровно то, что нужно для поручения. Агент, который готовит ответы сетям, не должен читать нормы подкормки. Агент для агронома не должен видеть договорные цены.
Простое разделение ролей:
- Менеджер по продажам: только письма сетей и сведения о предстоящем сборе.
- Агроном: график посадок, расход ресурсов, учёт сортов и потерь.
- Руководитель: сводные отчёты, но не личные переписки сотрудников.
- Бухгалтер: отгрузочные документы и платёжные данные без технологических норм.
Права проверяйте не только при запуске, но и при смене должностей. Сотрудник перешёл из продаж в агрономы, а доступ к письмам сетей остался. Такие хвосты накапливаются тихо и обнаруживаются поздно.
Какие действия подтверждает человек
Чтение и подготовка черновика не опасны. Опасно то, что уходит наружу или меняет данные. Отправку письма торговой сети, изменение графика сбора и любую запись в 1С агент выполняет только после явного согласия сотрудника.
Если подтверждение обязательно, ошибка агента остаётся на уровне черновика, и до внешнего мира она не доходит.
Сохраняйте журнал действий: видно, что агент прочитал, что подготовил и кто подтвердил отправку. Он нужен и для разбора спорных случаев, и для спокойствия руководителя.
Что проверить до запуска
Убедитесь, где физически хранятся данные, кто имеет доступ к серверу и как отключается сотрудник, покинувший хозяйство. Спросите у поставщика, остаются ли ваши сведения на вашем оборудовании.
И обсудите правила с командой письменно: что нельзя вставлять в посторонние сервисы и к кому обращаться, если закралась мысль об утечке.
Договоритесь, кто в хозяйстве отвечает за доступы, и проверяйте список раз в сезон.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Разделите сотрудников теплицы на группы и запишите, какие таблицы нужны каждой группе, а какие нет.